XRechnung aus Excel erstellen
Viele kleine und mittelständische Unternehmen möchten weiterhin in Microsoft Excel arbeiten. Mit X-Pferd bleibt Excel die vertraute Arbeitsumgebung. Für die Erstellung einer XRechnung wird jedoch eine technisch vorbereitete X-Pferd-Rechnungsvorlage benötigt.
Kurzantwort: Mit einer normalen Excel-Datei allein entsteht noch keine XRechnung. X-Pferd erzeugt den strukturierten Rechnungsdatensatz aus einer kompatiblen X-Pferd-Vorlage. Eine Standardvorlage ist im Lieferumfang enthalten. Bereits vorhandene, individuell aufgebaute Excel-Rechnungsvorlagen werden nicht automatisch übernommen.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat. Die Rechnungsinformationen werden dabei nicht nur optisch dargestellt, sondern in maschinenlesbarer Form bereitgestellt.
Dadurch können Rechnungsempfänger die enthaltenen Daten automatisiert einlesen und weiterverarbeiten. Das unterscheidet eine strukturierte E-Rechnung von einer gewöhnlichen PDF-Rechnung.
Ist eine PDF-Datei eine XRechnung?
Nein. Eine gewöhnliche PDF-Datei ohne integrierten strukturierten Datensatz ist keine XRechnung.
Bei einer XRechnung stehen die strukturierten Rechnungsdaten im Vordergrund. Eine reine optische Darstellung reicht dafür nicht aus.
Kann Excel selbst eine XRechnung erzeugen?
Microsoft Excel ist zunächst ein Tabellenkalkulationsprogramm. Rechnungen lassen sich damit flexibel gestalten und berechnen. Excel erzeugt jedoch nicht automatisch eine vollständige XRechnung im erforderlichen strukturierten Rechnungsformat.
Genau hier setzt X-Pferd an: Das Add-in ergänzt Microsoft Excel um die notwendigen Funktionen für XRechnung und ZUGFeRD. Die Arbeit findet weiterhin in Excel statt, allerdings in einer dafür vorbereiteten X-Pferd-Vorlage.
So entsteht mit X-Pferd eine XRechnung aus Excel
Passende X-Pferd-Vorlage verwenden
Öffnen Sie die mitgelieferte Standardvorlage oder ein separat für Sie angepasstes, kompatibles X-Pferd-Template.
Rechnungsdaten erfassen
Tragen Sie die für die elektronische Rechnung erforderlichen Angaben in die dafür vorgesehenen Felder der Vorlage ein.
Rechnungspositionen eintragen oder importieren
Positionen, Mengen und Preise werden in der Vorlage erfasst oder optional aus einer unterstützten GAEB-Datei übernommen.
XRechnung erzeugen
X-Pferd verarbeitet die Angaben aus der kompatiblen Vorlage und erzeugt daraus die strukturierte elektronische Rechnung.
Rechnung exportieren
Die Rechnung kann anschließend als XRechnung ausgegeben und an den Empfänger übermittelt werden. Alternativ unterstützt X-Pferd auch ZUGFeRD.
Welche Daten benötigt eine XRechnung?
Eine ordnungsgemäße elektronische Rechnung benötigt unter anderem die üblichen Rechnungs- und Steuerangaben. Dazu gehören beispielsweise:
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Angaben zum Rechnungsaussteller
- Angaben zum Rechnungsempfänger
- Leistungs- oder Lieferinformationen
- Rechnungspositionen mit Mengen und Preisen
- Steuerinformationen
- Rechnungs- und Zahlungsbeträge
- gegebenenfalls Zahlungsbedingungen und weitere erforderliche Angaben
Welche Angaben im konkreten Fall erforderlich sind, hängt unter anderem von der Rechnung und dem jeweiligen Geschäftsvorgang ab.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate können strukturierte E-Rechnungen abbilden, verfolgen aber unterschiedliche Darstellungsansätze.
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Strukturierte Daten | Ja | Ja |
| Typische Datei | XML | PDF mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten |
| Maschinelle Verarbeitung | Ja | Ja |
| Für Menschen direkt lesbar | XML benötigt üblicherweise eine Darstellung | PDF-Darstellung vorhanden |
| Mit X-Pferd | Ja | Ja |
Was ist mit GAEB-Dateien?
Für Unternehmen aus Bau und Handwerk beginnt die Rechnungsstellung häufig mit einem Leistungsverzeichnis. X-Pferd kann deshalb zusätzlich unterstützte GAEB-Dateien importieren und deren Positionen für die weitere Rechnungserstellung übernehmen.
Der GAEB-Import ist optional. Auch ohne GAEB können Rechnungspositionen direkt in der vorbereiteten X-Pferd-Vorlage erfasst werden.
Für wen ist dieser Ansatz interessant?
Die Kombination aus Excel und X-Pferd ist besonders für Unternehmen interessant, die weiterhin lokal in Microsoft Excel arbeiten und kein vollständiges ERP- oder Cloud-Rechnungssystem einführen möchten.
- kleine und mittlere Unternehmen
- Handwerksbetriebe
- Bauunternehmen
- Ingenieur- und Planungsbüros
- Unternehmen, die die X-Pferd-Standardvorlage nutzen möchten
- Unternehmen mit Bedarf an einem individuell angepassten Template
- Betriebe, die keine zusätzliche Cloudplattform einführen möchten
Häufige Fragen zur XRechnung aus Excel
Kann ich meine bestehende Excel-Rechnung direkt weiterverwenden?
Nein. X-Pferd benötigt eine technisch vorbereitete Rechnungsvorlage. Eine Standardvorlage ist im Lieferumfang enthalten. Ihre bisherige Excel-Vorlage wird nicht automatisch übernommen; ein an Ihre bisherige Rechnung angelehntes, kompatibles Template kann separat beauftragt werden.
Ist eine normale PDF-Rechnung eine XRechnung?
Nein. Eine reine PDF-Datei ohne strukturierte Rechnungsdaten ist keine XRechnung.
Kann X-Pferd auch ZUGFeRD erstellen?
Ja. Neben der XRechnung unterstützt X-Pferd auch die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen.
Benötigt X-Pferd eine Cloud?
Nein. X-Pferd ist als lokale Erweiterung für Microsoft Excel konzipiert. Für die Rechnungserstellung und den Export ist keine zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform erforderlich.
Brauche ich ein Abonnement?
Nein. X-Pferd wird als einmalige Lizenz angeboten. Für die erworbene X-Pferd-Lizenz fällt keine laufende X-Pferd-Abogebühr an.
Kann ich GAEB-Dateien verwenden?
Ja. X-Pferd unterstützt zusätzlich den Import von GAEB-Dateien. Diese Funktion ist insbesondere für Bauunternehmen und andere Anwender von Leistungsverzeichnissen interessant.
XRechnung direkt in Excel erstellen
X-Pferd erweitert Microsoft Excel um die Funktionen für XRechnung und ZUGFeRD. Sie arbeiten lokal mit einer kompatiblen X-Pferd-Vorlage – ohne zusätzliche Cloudplattform und ohne laufende X-Pferd-Abogebühr.
Die Standardvorlage ist im Lieferumfang enthalten. Ein individuell an Ihre bisherige Rechnung angepasstes Template kann separat angefragt werden.