XRechnung aus Excel erstellen
Viele kleine und mittelständische Unternehmen erstellen ihre Rechnungen weiterhin in Microsoft Excel. Für eine XRechnung muss dieser bewährte Arbeitsablauf nicht zwangsläufig durch ein neues ERP- oder Cloud-System ersetzt werden. Entscheidend ist, dass aus den Rechnungsdaten ein strukturiertes, maschinenlesbares Rechnungsformat erzeugt wird.
Kurzantwort: Mit einer normalen Excel-Datei allein entsteht noch keine XRechnung. Die Rechnungsdaten müssen in ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat überführt werden. X-Pferd ergänzt Excel genau um diese Funktion und erzeugt aus dem bestehenden Rechnungsprozess eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat. Die Rechnungsinformationen werden dabei nicht nur optisch dargestellt, sondern in maschinenlesbarer Form bereitgestellt.
Dadurch können Rechnungsempfänger die enthaltenen Daten automatisiert einlesen und weiterverarbeiten. Das unterscheidet eine strukturierte E-Rechnung von einer gewöhnlichen PDF-Rechnung.
Ist eine PDF-Datei eine XRechnung?
Nein. Eine gewöhnliche PDF-Datei ohne integrierten strukturierten Datensatz ist keine XRechnung.
Bei einer XRechnung stehen die strukturierten Rechnungsdaten im Vordergrund. Eine reine optische Darstellung reicht dafür nicht aus.
Kann Excel selbst eine XRechnung erzeugen?
Microsoft Excel ist zunächst ein Tabellenkalkulationsprogramm. Rechnungen lassen sich damit sehr flexibel gestalten und berechnen. Excel erzeugt jedoch nicht automatisch eine vollständige XRechnung im erforderlichen strukturierten Rechnungsformat.
Genau hier setzt X-Pferd an. Die bestehende Excel-Arbeitsweise kann beibehalten werden, während das Add-in die notwendigen Funktionen für die elektronische Rechnung ergänzt.
So entsteht mit X-Pferd eine XRechnung aus Excel
Bestehende Excel-Rechnung verwenden
Die vorhandene Excel-Rechnung kann grundsätzlich weiterverwendet werden. Ein vollständiger Wechsel auf ein neues Rechnungsprogramm ist nicht erforderlich.
Rechnungsdaten ergänzen
Die für die elektronische Rechnung erforderlichen Angaben werden ergänzt beziehungsweise für den Export bereitgestellt.
Rechnungspositionen übernehmen
Positionen, Mengen, Preise und weitere Rechnungsinformationen werden für die strukturierte Rechnung verarbeitet.
XRechnung erzeugen
X-Pferd erzeugt aus den Rechnungsdaten die strukturierte elektronische Rechnung.
Rechnung exportieren
Die Rechnung kann anschließend als XRechnung ausgegeben und an den Empfänger übermittelt werden. Alternativ unterstützt X-Pferd auch ZUGFeRD.
Welche Daten benötigt eine XRechnung?
Eine ordnungsgemäße elektronische Rechnung benötigt unter anderem die üblichen Rechnungs- und Steuerangaben. Dazu gehören beispielsweise:
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Angaben zum Rechnungsaussteller
- Angaben zum Rechnungsempfänger
- Leistungs- oder Lieferinformationen
- Rechnungspositionen mit Mengen und Preisen
- Steuerinformationen
- Rechnungs- und Zahlungsbeträge
- gegebenenfalls Zahlungsbedingungen und weitere erforderliche Angaben
Welche Angaben im konkreten Fall erforderlich sind, hängt unter anderem von der Rechnung und dem jeweiligen Geschäftsvorgang ab.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate können strukturierte E-Rechnungen abbilden, verfolgen aber unterschiedliche Darstellungsansätze.
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Strukturierte Daten | Ja | Ja |
| Typische Datei | XML | PDF mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten |
| Maschinelle Verarbeitung | Ja | Ja |
| Für Menschen direkt lesbar | XML benötigt üblicherweise eine Darstellung | PDF-Darstellung vorhanden |
| Mit X-Pferd | Ja | Ja |
Was ist mit GAEB-Dateien?
Für Unternehmen aus Bau und Handwerk beginnt die Rechnungsstellung häufig mit einem Leistungsverzeichnis. X-Pferd kann deshalb zusätzlich GAEB-Dateien importieren und deren Positionen für die weitere Rechnungserstellung übernehmen.
Der GAEB-Import ist dabei optional. X-Pferd kann auch ohne GAEB für bestehende Excel-Rechnungen eingesetzt werden.
Für wen ist dieser Ansatz interessant?
Die Kombination aus Excel und X-Pferd ist besonders für Unternehmen interessant, die ihre vorhandenen Prozesse möglichst wenig verändern möchten.
- kleine und mittlere Unternehmen
- Handwerksbetriebe
- Bauunternehmen
- Ingenieur- und Planungsbüros
- Unternehmen mit eigenen Excel-Rechnungsvorlagen
- Betriebe, die keine zusätzliche Cloud-Lösung einführen möchten
Häufige Fragen zur XRechnung aus Excel
Muss ich meine bestehende Excel-Rechnung ersetzen?
Nicht zwingend. X-Pferd ist gerade dafür gedacht, vorhandene Excel-Prozesse um die Funktionen für elektronische Rechnungen zu ergänzen.
Ist eine normale PDF-Rechnung eine XRechnung?
Nein. Eine reine PDF-Datei ohne strukturierte Rechnungsdaten ist keine XRechnung.
Kann X-Pferd auch ZUGFeRD erstellen?
Ja. Neben der XRechnung unterstützt X-Pferd auch die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen.
Benötigt X-Pferd eine Cloud?
Nein. X-Pferd ist als lokale Erweiterung für Microsoft Excel konzipiert und setzt keine Cloud-Nutzung für die Rechnungserstellung voraus.
Brauche ich ein Abonnement?
Nein. X-Pferd wird als einmalige Lizenz angeboten und benötigt kein laufendes Software-Abonnement.
Kann ich GAEB-Dateien verwenden?
Ja. X-Pferd unterstützt zusätzlich den Import von GAEB-Dateien. Diese Funktion ist insbesondere für Bauunternehmen und andere Anwender von Leistungsverzeichnissen interessant.
XRechnung direkt aus Excel erstellen
X-Pferd erweitert Microsoft Excel um die Funktionen für XRechnung und ZUGFeRD – ohne Cloud, ohne Abo und ohne vollständigen Wechsel des bisherigen Rechnungsprozesses.