ZUGFeRD aus Excel erstellen
Viele Unternehmen erstellen ihre Rechnungen weiterhin in Microsoft Excel. Wer eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format benötigt, muss deshalb nicht zwangsläufig auf ein neues Rechnungs- oder Cloud-System wechseln. Entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten zusätzlich strukturiert und maschinenlesbar in die Rechnung eingebettet werden.
Kurzantwort: Eine normale PDF aus Excel ist noch keine ZUGFeRD-Rechnung. Bei ZUGFeRD werden eine für Menschen lesbare PDF-Rechnung und strukturierte elektronische Rechnungsdaten in einer Datei miteinander verbunden. X-Pferd ergänzt den bestehenden Excel-Rechnungsprozess um genau diese Exportmöglichkeit.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsformat, das eine sichtbare PDF-Rechnung mit strukturierten Rechnungsdaten verbindet.
Damit kann die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch von Software automatisiert verarbeitet werden.
Was ist das Besondere an einer ZUGFeRD-Rechnung?
Der wesentliche Unterschied zu einer gewöhnlichen PDF-Rechnung liegt in den zusätzlich enthaltenen strukturierten Rechnungsdaten.
Für den Empfänger sieht die Datei zunächst wie eine normale PDF-Rechnung aus. Im Hintergrund enthält sie jedoch zusätzlich einen maschinenlesbaren Datensatz mit den Rechnungsinformationen.
Ist jede PDF-Rechnung automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung?
Nein. Eine aus Excel erzeugte oder gedruckte PDF-Datei ist für sich genommen noch keine ZUGFeRD-Rechnung.
Erst wenn die erforderlichen strukturierten Rechnungsdaten entsprechend eingebettet sind und das Dokument technisch die Anforderungen des Formats erfüllt, handelt es sich um eine ZUGFeRD-Rechnung.
Kann Excel selbst eine ZUGFeRD-Rechnung erzeugen?
Excel kann Rechnungen berechnen, gestalten und als PDF ausgeben. Eine vollständige ZUGFeRD-Rechnung mit eingebetteten strukturierten Daten wird von einer normalen Excel-Arbeitsmappe jedoch nicht automatisch erzeugt.
X-Pferd erweitert den bestehenden Excel-Prozess um diese Funktion. So kann die bisherige Rechnungslogik in Excel weiter genutzt werden.
So entsteht mit X-Pferd eine ZUGFeRD-Rechnung aus Excel
Bestehende Excel-Rechnung verwenden
Die vorhandene Excel-Rechnung bildet weiterhin die Grundlage des Rechnungsprozesses.
Rechnungsdaten ergänzen
Die für die elektronische Rechnung notwendigen Angaben werden ergänzt und für die strukturierte Ausgabe vorbereitet.
Rechnungspositionen verarbeiten
Positionen, Mengen, Einzelpreise, Gesamtpreise und weitere relevante Rechnungsinformationen werden übernommen.
Strukturierte Rechnungsdaten erzeugen
X-Pferd erzeugt aus den Rechnungsinformationen den strukturierten elektronischen Rechnungsdatensatz.
ZUGFeRD-Rechnung exportieren
Die strukturierten Daten werden mit der PDF-Rechnung zu einer ZUGFeRD-Rechnung verbunden und können anschließend an den Empfänger übermittelt werden.
ZUGFeRD oder XRechnung?
Beide Formate können für elektronische Rechnungen genutzt werden. Der sichtbarste Unterschied liegt in der Darstellung.
| ZUGFeRD | XRechnung | |
|---|---|---|
| Strukturierte Daten | Ja | Ja |
| Typische Ausgabe | PDF mit eingebetteten strukturierten Daten | XML-Datei |
| Direkt lesbare Darstellung | Ja, als PDF | Die XML-Datei benötigt üblicherweise eine geeignete Darstellung |
| Automatische Verarbeitung | Ja | Ja |
| Mit X-Pferd | Ja | Ja |
Mehr zum zweiten Format finden Sie auf unserer Seite XRechnung aus Excel erstellen .
Welche Daten enthält eine ZUGFeRD-Rechnung?
Der strukturierte Datensatz enthält die wesentlichen Informationen der Rechnung in maschinenlesbarer Form. Dazu gehören beispielsweise:
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Angaben zum Rechnungsaussteller
- Angaben zum Rechnungsempfänger
- Leistungs- und Lieferinformationen
- Rechnungspositionen
- Mengen, Einzelpreise und Gesamtpreise
- Steuersätze und Steuerbeträge
- Rechnungssumme
- Zahlungsinformationen
Warum ist ZUGFeRD für Excel-Anwender interessant?
Viele Unternehmen möchten ihre bestehende Rechnungsvorlage und ihre gewohnten Berechnungen in Excel beibehalten.
ZUGFeRD ist in diesem Zusammenhang besonders interessant, weil die Rechnung weiterhin als vertraute PDF-Datei vorliegt und gleichzeitig strukturierte Daten für die digitale Verarbeitung enthält.
Was ist mit GAEB?
Gerade im Bauwesen entstehen Rechnungspositionen häufig aus Leistungsverzeichnissen. X-Pferd unterstützt deshalb zusätzlich den Import von GAEB-Dateien.
Dieser Import ist jedoch keine Voraussetzung für die Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung. Auch eine bestehende Excel-Rechnung ohne GAEB-Datei kann als Grundlage verwendet werden.
Für wen eignet sich ZUGFeRD aus Excel?
- kleine und mittlere Unternehmen
- Handwerksbetriebe
- Bauunternehmen
- Ingenieur- und Planungsbüros
- Unternehmen mit bestehenden Excel-Rechnungsvorlagen
- Betriebe, die weiterhin eine sichtbare PDF-Rechnung versenden möchten
- Unternehmen, die keine zusätzliche Cloud-Lösung einführen möchten
Häufige Fragen zu ZUGFeRD aus Excel
Kann ich meine bestehende Excel-Rechnung weiterverwenden?
Grundsätzlich ja. X-Pferd ist dafür konzipiert, bestehende Excel-Prozesse um den Export elektronischer Rechnungen zu ergänzen.
Ist eine normale PDF-Datei eine ZUGFeRD-Rechnung?
Nein. Eine gewöhnliche PDF enthält nicht automatisch den für ZUGFeRD erforderlichen strukturierten Rechnungsdatensatz.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Beide enthalten strukturierte Rechnungsdaten. ZUGFeRD verbindet diese typischerweise mit einer sichtbaren PDF-Rechnung, während die XRechnung als strukturierte XML-Rechnung ausgegeben wird.
Kann X-Pferd beide Formate erzeugen?
Ja. X-Pferd unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD.
Benötigt X-Pferd eine Cloud?
Nein. X-Pferd ist als lokale Erweiterung für Microsoft Excel konzipiert. Für die Rechnungserstellung ist keine Cloud-Lösung erforderlich.
Ist ein Abonnement erforderlich?
Nein. X-Pferd wird als einmalige Lizenz angeboten und erfordert kein laufendes Software-Abonnement.
ZUGFeRD direkt aus Excel erstellen
X-Pferd ergänzt Microsoft Excel um den Export von ZUGFeRD und XRechnung – ohne Cloud, ohne Abo und ohne vollständigen Wechsel des bestehenden Rechnungsprozesses.