ZUGFeRD aus Excel erstellen
Viele Unternehmen möchten ihre Rechnungen weiterhin in Microsoft Excel erstellen. Mit X-Pferd bleibt Excel die vertraute Arbeitsumgebung. Für die Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung wird jedoch eine technisch vorbereitete X-Pferd-Rechnungsvorlage benötigt.
Kurzantwort: Eine normale PDF aus Excel ist noch keine ZUGFeRD-Rechnung. X-Pferd verbindet die PDF-Darstellung mit strukturierten Rechnungsdaten und verwendet dafür eine kompatible X-Pferd-Vorlage. Eine Standardvorlage ist im Lieferumfang enthalten. Bereits vorhandene individuelle Excel-Rechnungsvorlagen werden nicht automatisch übernommen.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsformat, das eine sichtbare PDF-Rechnung mit strukturierten Rechnungsdaten verbindet.
Damit kann die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch von Software automatisiert verarbeitet werden.
Was ist das Besondere an einer ZUGFeRD-Rechnung?
Der wesentliche Unterschied zu einer gewöhnlichen PDF-Rechnung liegt in den zusätzlich enthaltenen strukturierten Rechnungsdaten.
Für den Empfänger sieht die Datei zunächst wie eine normale PDF-Rechnung aus. Im Hintergrund enthält sie jedoch zusätzlich einen maschinenlesbaren Datensatz mit den Rechnungsinformationen.
Ist jede PDF-Rechnung automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung?
Nein. Eine aus Excel erzeugte oder gedruckte PDF-Datei ist für sich genommen noch keine ZUGFeRD-Rechnung.
Erst wenn die erforderlichen strukturierten Rechnungsdaten entsprechend eingebettet sind und das Dokument technisch die Anforderungen des Formats erfüllt, handelt es sich um eine ZUGFeRD-Rechnung.
Kann Excel selbst eine ZUGFeRD-Rechnung erzeugen?
Excel kann Rechnungen berechnen, gestalten und als PDF ausgeben. Eine vollständige ZUGFeRD-Rechnung mit eingebetteten strukturierten Daten wird von einer normalen Excel-Arbeitsmappe jedoch nicht automatisch erzeugt.
X-Pferd ergänzt Microsoft Excel um diese Funktion. Die Rechnung wird dabei weiterhin in Excel bearbeitet, allerdings in einer dafür vorbereiteten X-Pferd-Vorlage.
So entsteht mit X-Pferd eine ZUGFeRD-Rechnung aus Excel
Passende X-Pferd-Vorlage verwenden
Öffnen Sie die mitgelieferte Standardvorlage oder ein separat für Sie angepasstes, kompatibles X-Pferd-Template.
Rechnungsdaten erfassen
Tragen Sie die für die elektronische Rechnung notwendigen Angaben in die dafür vorgesehenen Felder der Vorlage ein.
Rechnungspositionen eintragen oder importieren
Positionen, Mengen und Preise werden in der Vorlage erfasst oder optional aus einer unterstützten GAEB-Datei übernommen.
Strukturierte Rechnungsdaten erzeugen
X-Pferd verarbeitet die Angaben aus der kompatiblen Vorlage und erzeugt daraus den strukturierten elektronischen Rechnungsdatensatz.
ZUGFeRD-Rechnung exportieren
Die strukturierten Daten werden mit der erzeugten PDF-Darstellung zu einer ZUGFeRD-Rechnung verbunden und können anschließend an den Empfänger übermittelt werden.
ZUGFeRD oder XRechnung?
Beide Formate können für elektronische Rechnungen genutzt werden. Der sichtbarste Unterschied liegt in der Darstellung.
| ZUGFeRD | XRechnung | |
|---|---|---|
| Strukturierte Daten | Ja | Ja |
| Typische Ausgabe | PDF mit eingebetteten strukturierten Daten | XML-Datei |
| Direkt lesbare Darstellung | Ja, als PDF | Die XML-Datei benötigt üblicherweise eine geeignete Darstellung |
| Automatische Verarbeitung | Ja | Ja |
| Mit X-Pferd | Ja | Ja |
Mehr zum zweiten Format finden Sie auf unserer Seite XRechnung aus Excel erstellen .
Welche Daten enthält eine ZUGFeRD-Rechnung?
Der strukturierte Datensatz enthält die wesentlichen Informationen der Rechnung in maschinenlesbarer Form. Dazu gehören beispielsweise:
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Angaben zum Rechnungsaussteller
- Angaben zum Rechnungsempfänger
- Leistungs- und Lieferinformationen
- Rechnungspositionen
- Mengen, Einzelpreise und Gesamtpreise
- Steuersätze und Steuerbeträge
- Rechnungssumme
- Zahlungsinformationen
Warum ist ZUGFeRD für Excel-Anwender interessant?
Viele Unternehmen möchten Excel als vertraute Arbeitsumgebung für die Rechnungserstellung beibehalten. X-Pferd ermöglicht dies mit einer technisch vorbereiteten Standardvorlage oder einem separat angepassten Template.
ZUGFeRD ist dabei besonders interessant, weil die Rechnung weiterhin als lesbare PDF-Datei vorliegt und gleichzeitig strukturierte Daten für die digitale Verarbeitung enthält.
Was ist mit GAEB?
Gerade im Bauwesen entstehen Rechnungspositionen häufig aus Leistungsverzeichnissen. X-Pferd unterstützt deshalb zusätzlich den Import von GAEB-Dateien.
Dieser Import ist keine Voraussetzung für die Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung. Auch ohne GAEB können Rechnungspositionen direkt in der vorbereiteten X-Pferd-Vorlage erfasst werden.
Für wen eignet sich ZUGFeRD aus Excel?
- kleine und mittlere Unternehmen
- Handwerksbetriebe
- Bauunternehmen
- Ingenieur- und Planungsbüros
- Unternehmen, die die X-Pferd-Standardvorlage nutzen möchten
- Unternehmen mit Bedarf an einem individuell angepassten Template
- Betriebe, die weiterhin eine sichtbare PDF-Rechnung versenden möchten
- Unternehmen, die keine zusätzliche Cloudplattform einführen möchten
Häufige Fragen zu ZUGFeRD aus Excel
Kann ich meine bestehende Excel-Rechnung direkt weiterverwenden?
Nein. X-Pferd benötigt eine technisch vorbereitete Rechnungsvorlage. Eine Standardvorlage ist im Lieferumfang enthalten. Ihre bisherige Excel-Vorlage wird nicht automatisch übernommen; ein an Ihre bisherige Rechnung angelehntes, kompatibles Template kann separat beauftragt werden.
Ist eine normale PDF-Datei eine ZUGFeRD-Rechnung?
Nein. Eine gewöhnliche PDF enthält nicht automatisch den für ZUGFeRD erforderlichen strukturierten Rechnungsdatensatz.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Beide enthalten strukturierte Rechnungsdaten. ZUGFeRD verbindet diese typischerweise mit einer sichtbaren PDF-Rechnung, während die XRechnung als strukturierte XML-Rechnung ausgegeben wird.
Kann X-Pferd beide Formate erzeugen?
Ja. X-Pferd unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD.
Benötigt X-Pferd eine Cloud?
Nein. X-Pferd ist als lokale Erweiterung für Microsoft Excel konzipiert. Für die Rechnungserstellung und den Export ist keine zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform erforderlich.
Ist ein Abonnement erforderlich?
Nein. X-Pferd wird als einmalige Lizenz angeboten. Für die erworbene X-Pferd-Lizenz fällt keine laufende X-Pferd-Abogebühr an.
ZUGFeRD direkt in Excel erstellen
X-Pferd ergänzt Microsoft Excel um den Export von ZUGFeRD und XRechnung. Sie arbeiten lokal mit einer kompatiblen X-Pferd-Vorlage – ohne zusätzliche Cloudplattform und ohne laufende X-Pferd-Abogebühr.
Die Standardvorlage ist im Lieferumfang enthalten. Ein individuell an Ihre bisherige Rechnung angepasstes Template kann separat angefragt werden.