XRechnung oder ZUGFeRD – was ist der Unterschied?
XRechnung und ZUGFeRD gehören zu den wichtigsten elektronischen Rechnungsformaten in Deutschland. Beide ermöglichen die maschinelle Verarbeitung von Rechnungsdaten. Der wesentliche Unterschied liegt darin, wie diese Daten technisch bereitgestellt und für Menschen dargestellt werden.
Kurzantwort: Die XRechnung ist im Kern eine strukturierte XML-Rechnung. ZUGFeRD kombiniert dagegen eine sichtbare PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Beide Formate können für E-Rechnungen verwendet werden. Welches Format sinnvoller ist, hängt insbesondere vom Empfänger und vom jeweiligen Prozess ab.
Was haben XRechnung und ZUGFeRD gemeinsam?
Beide Formate ermöglichen, Rechnungsinformationen strukturiert und maschinenlesbar zu übertragen. Dadurch können Buchhaltungs- und ERP-Systeme Rechnungsdaten automatisiert weiterverarbeiten.
Der entscheidende Punkt ist also nicht nur das sichtbare Dokument, sondern der strukturierte Datensatz im Hintergrund.
Der wichtigste Unterschied auf einen Blick
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Grundprinzip | Strukturierte elektronische Rechnung | Hybride elektronische Rechnung |
| Typische Datei | XML | PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten |
| Strukturierte Rechnungsdaten | Ja | Ja |
| Sichtbare PDF-Rechnung enthalten | Nein | Ja |
| Maschinell verarbeitbar | Ja | Ja |
| Direkt für Menschen lesbar | Eine Darstellung bzw. ein Viewer ist üblicherweise erforderlich | Ja, durch den PDF-Teil |
| Mit X-Pferd erzeugbar | Ja | Ja |
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung. Die Rechnungsinformationen werden als XML-Daten übertragen.
Dadurch steht die maschinelle Verarbeitung im Vordergrund. Eine klassische PDF-Darstellung ist nicht Bestandteil der eigentlichen XRechnung.
Ausführlicher erklären wir den Ablauf auf unserer Seite XRechnung aus Excel erstellen .
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD verbindet zwei Welten: Die Rechnung kann wie gewohnt als PDF betrachtet werden und enthält gleichzeitig einen strukturierten XML-Datensatz für die automatische Verarbeitung.
Damit ist ZUGFeRD ein sogenanntes hybrides Rechnungsformat.
Mehr dazu finden Sie unter ZUGFeRD aus Excel erstellen .
Wann ist XRechnung sinnvoll?
XRechnung kann sinnvoll sein, wenn …
- der Empfänger ausdrücklich XRechnung verlangt,
- Rechnungen automatisiert verarbeitet werden sollen,
- der Rechnungsaustausch über entsprechende Portale oder Schnittstellen erfolgt,
- ein strukturierter XML-Prozess im Vordergrund steht.
ZUGFeRD kann sinnvoll sein, wenn …
- der Empfänger weiterhin eine sichtbare PDF-Rechnung erhalten soll,
- gleichzeitig strukturierte Daten benötigt werden,
- Menschen und Software mit derselben Datei arbeiten sollen,
- bestehende PDF-orientierte Prozesse möglichst erhalten bleiben sollen.
Ist ZUGFeRD einfacher für den Empfänger?
Das hängt vom Arbeitsablauf ab. Der praktische Vorteil von ZUGFeRD liegt darin, dass die Datei unmittelbar wie eine gewöhnliche PDF-Rechnung geöffnet werden kann.
Bei einer XRechnung liegt dagegen zunächst eine strukturierte XML-Datei vor. Für die visuelle Darstellung wird üblicherweise ein entsprechender Viewer oder eine Rechnungssoftware verwendet.
Ist eine normale PDF eine E-Rechnung?
Eine gewöhnliche PDF-Datei ohne strukturierten elektronischen Datensatz ist keine strukturierte E-Rechnung im Sinne der aktuellen gesetzlichen Regelungen.
Genau deshalb ist der Unterschied zwischen einem normalen PDF-Export aus Excel und einer ZUGFeRD-Rechnung wichtig: Bei ZUGFeRD enthält das Dokument zusätzlich maschinenlesbare Rechnungsdaten.
Kann ich beide Formate aus Excel erstellen?
Mit einer normalen Excel-Arbeitsmappe allein werden die erforderlichen strukturierten Rechnungsformate nicht automatisch erzeugt.
X-Pferd erweitert den vorhandenen Excel-Rechnungsprozess um den Export von XRechnung und ZUGFeRD. Dadurch kann die bestehende Excel-Arbeitsweise weitgehend erhalten bleiben.
Welches Format sollte ich wählen?
Die wichtigste Regel lautet: Entscheidend ist zunächst, welches Format der Empfänger benötigt oder akzeptiert.
Wenn beide Formate möglich sind, kann der bestehende Arbeitsprozess eine Rolle spielen. ZUGFeRD bietet eine unmittelbar sichtbare PDF-Darstellung, während die XRechnung konsequent auf strukturierte XML-Daten setzt.
Kann X-Pferd XRechnung und ZUGFeRD?
Ja. X-Pferd ermöglicht die Erstellung beider Rechnungsarten direkt aus einem bestehenden Excel-basierten Rechnungsprozess.
Unternehmen müssen daher nicht grundsätzlich entscheiden, künftig ausschließlich mit einem der beiden Formate zu arbeiten. Je nach Rechnungsempfänger kann das passende Ausgabeformat gewählt werden.
Häufige Fragen zu XRechnung und ZUGFeRD
Was ist der größte Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung wird als strukturierte XML-Rechnung bereitgestellt. ZUGFeRD verbindet dagegen strukturierte XML-Rechnungsdaten mit einer sichtbaren PDF-Rechnung.
Ist ZUGFeRD eine echte E-Rechnung?
Geeignete ZUGFeRD-Versionen und Profile können die Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung erfüllen. Entscheidend ist der strukturierte Rechnungsdatensatz und die jeweils verwendete Ausprägung.
Ist eine XRechnung eine PDF-Datei?
Nein. Eine XRechnung ist im Kern eine strukturierte XML-Rechnung. Eine PDF-Darstellung ist nicht Bestandteil der eigentlichen XRechnung.
Kann ZUGFeRD wie eine normale PDF geöffnet werden?
Ja. Die sichtbare Rechnungsdarstellung befindet sich in einer PDF-Datei. Zusätzlich enthält diese strukturierte Rechnungsdaten.
Kann X-Pferd beide Formate ausgeben?
Ja. X-Pferd unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD.
Muss ich meine Excel-Rechnung dafür aufgeben?
Nein. X-Pferd ist gerade dafür konzipiert, bestehende Excel-basierte Rechnungsprozesse um die Funktionen für elektronische Rechnungen zu ergänzen.
XRechnung und ZUGFeRD direkt aus Excel
X-Pferd erweitert bestehende Excel-Rechnungen um beide wichtigen E-Rechnungsformate – ohne Cloud, ohne Abo und ohne vollständigen Systemwechsel.