XRechnung oder ZUGFeRD – was ist der Unterschied?
XRechnung und ZUGFeRD gehören zu den wichtigsten elektronischen Rechnungsformaten in Deutschland. Beide ermöglichen die maschinelle Verarbeitung von Rechnungsdaten. Der wesentliche Unterschied liegt darin, wie diese Daten technisch bereitgestellt und für Menschen dargestellt werden.
Kurzantwort: Die XRechnung ist im Kern eine strukturierte XML-Rechnung. ZUGFeRD kombiniert dagegen eine sichtbare PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Beide Formate können für E-Rechnungen verwendet werden. Welches Format sinnvoller ist, hängt insbesondere vom Empfänger und vom jeweiligen Prozess ab.
Was haben XRechnung und ZUGFeRD gemeinsam?
Beide Formate ermöglichen, Rechnungsinformationen strukturiert und maschinenlesbar zu übertragen. Dadurch können Buchhaltungs- und ERP-Systeme Rechnungsdaten automatisiert weiterverarbeiten.
Der entscheidende Punkt ist also nicht nur das sichtbare Dokument, sondern der strukturierte Datensatz im Hintergrund.
Der wichtigste Unterschied auf einen Blick
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Grundprinzip | Strukturierte elektronische Rechnung | Hybride elektronische Rechnung |
| Typische Datei | XML | PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten |
| Strukturierte Rechnungsdaten | Ja | Ja |
| Sichtbare PDF-Rechnung enthalten | Nein | Ja |
| Maschinell verarbeitbar | Ja | Ja |
| Direkt für Menschen lesbar | Eine Darstellung beziehungsweise ein Viewer ist üblicherweise erforderlich | Ja, durch den PDF-Teil |
| Mit X-Pferd erzeugbar | Ja | Ja |
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung. Die Rechnungsinformationen werden als XML-Daten übertragen.
Dadurch steht die maschinelle Verarbeitung im Vordergrund. Eine klassische PDF-Darstellung ist nicht Bestandteil der eigentlichen XRechnung.
Ausführlicher erklären wir den Ablauf auf unserer Seite XRechnung aus Excel erstellen .
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD verbindet zwei Welten: Die Rechnung kann wie gewohnt als PDF betrachtet werden und enthält gleichzeitig einen strukturierten XML-Datensatz für die automatische Verarbeitung.
Damit ist ZUGFeRD ein sogenanntes hybrides Rechnungsformat.
Mehr dazu finden Sie unter ZUGFeRD aus Excel erstellen .
Wann ist XRechnung sinnvoll?
XRechnung kann sinnvoll sein, wenn …
- der Empfänger ausdrücklich XRechnung verlangt,
- Rechnungen automatisiert verarbeitet werden sollen,
- der Rechnungsaustausch über entsprechende Portale oder Schnittstellen erfolgt,
- ein strukturierter XML-Prozess im Vordergrund steht.
ZUGFeRD kann sinnvoll sein, wenn …
- der Empfänger weiterhin eine sichtbare PDF-Rechnung erhalten soll,
- gleichzeitig strukturierte Daten benötigt werden,
- Menschen und Software mit derselben Datei arbeiten sollen,
- eine direkt lesbare Rechnungsdarstellung wichtig ist.
Ist ZUGFeRD einfacher für den Empfänger?
Das hängt vom Arbeitsablauf ab. Der praktische Vorteil von ZUGFeRD liegt darin, dass die Datei unmittelbar wie eine gewöhnliche PDF-Rechnung geöffnet werden kann.
Bei einer XRechnung liegt dagegen zunächst eine strukturierte XML-Datei vor. Für die visuelle Darstellung wird üblicherweise ein entsprechender Viewer oder eine Rechnungssoftware verwendet.
Ist eine normale PDF eine E-Rechnung?
Eine gewöhnliche PDF-Datei ohne strukturierten elektronischen Datensatz ist keine strukturierte E-Rechnung im Sinne der aktuellen gesetzlichen Regelungen.
Genau deshalb ist der Unterschied zwischen einem normalen PDF-Export aus Excel und einer ZUGFeRD-Rechnung wichtig: Bei ZUGFeRD enthält das Dokument zusätzlich maschinenlesbare Rechnungsdaten.
Kann ich beide Formate in Excel erstellen?
Mit einer normalen Excel-Arbeitsmappe allein werden die erforderlichen strukturierten Rechnungsformate nicht automatisch erzeugt.
X-Pferd erweitert Microsoft Excel um den Export von XRechnung und ZUGFeRD. Dafür wird eine technisch vorbereitete X-Pferd-Rechnungsvorlage benötigt. Eine Standardvorlage ist im Lieferumfang enthalten.
Bereits vorhandene individuelle Excel-Rechnungsvorlagen werden nicht automatisch eingelesen oder um die Exportfunktionen ergänzt. Ein an die bisherige Rechnung angepasstes, kompatibles Template kann separat beauftragt werden.
Welches Format sollte ich wählen?
Die wichtigste Regel lautet: Entscheidend ist zunächst, welches Format der Empfänger benötigt oder akzeptiert.
Wenn beide Formate möglich sind, ist vor allem die gewünschte Darstellung relevant. ZUGFeRD bietet eine unmittelbar sichtbare PDF-Darstellung, während die XRechnung konsequent auf strukturierte XML-Daten setzt.
Kann X-Pferd XRechnung und ZUGFeRD?
Ja. X-Pferd ermöglicht die Erstellung beider Rechnungsarten direkt in Microsoft Excel. Die Rechnungsdaten werden dafür in einer kompatiblen X-Pferd-Vorlage erfasst.
Je nach Rechnungsempfänger kann anschließend das passende Ausgabeformat gewählt werden. Ein Unternehmen muss sich deshalb nicht dauerhaft auf nur eines der beiden Formate festlegen.
Häufige Fragen zu XRechnung und ZUGFeRD
Was ist der größte Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung wird als strukturierte XML-Rechnung bereitgestellt. ZUGFeRD verbindet dagegen strukturierte XML-Rechnungsdaten mit einer sichtbaren PDF-Rechnung.
Ist ZUGFeRD eine echte E-Rechnung?
Geeignete ZUGFeRD-Versionen und Profile können die Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung erfüllen. Entscheidend ist der strukturierte Rechnungsdatensatz und die jeweils verwendete Ausprägung.
Ist eine XRechnung eine PDF-Datei?
Nein. Eine XRechnung ist im Kern eine strukturierte XML-Rechnung. Eine PDF-Darstellung ist nicht Bestandteil der eigentlichen XRechnung.
Kann ZUGFeRD wie eine normale PDF geöffnet werden?
Ja. Die sichtbare Rechnungsdarstellung befindet sich in einer PDF-Datei. Zusätzlich enthält diese strukturierte Rechnungsdaten.
Kann X-Pferd beide Formate ausgeben?
Ja. X-Pferd unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD. Voraussetzung ist eine kompatible X-Pferd-Rechnungsvorlage.
Muss ich Microsoft Excel dafür aufgeben?
Nein. Microsoft Excel bleibt die Arbeitsumgebung. Für die Erstellung und den Export muss die Rechnung jedoch in einer kompatiblen X-Pferd-Vorlage erstellt werden.
Kann ich meine bisherige Excel-Rechnungsvorlage weiterverwenden?
Nicht unmittelbar. Eine technisch vorbereitete X-Pferd-Standardvorlage ist im Lieferumfang enthalten. Wenn Gestaltung oder besondere Inhalte Ihrer bisherigen Rechnung berücksichtigt werden sollen, kann separat ein angepasstes, kompatibles Template erstellt werden.
XRechnung und ZUGFeRD direkt in Excel
X-Pferd erstellt beide E-Rechnungsformate aus einer kompatiblen X-Pferd-Vorlage – lokal in Microsoft Excel, ohne zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform und ohne laufende X-Pferd-Abogebühr.
Die Standardvorlage ist im Lieferumfang enthalten. Ein individuell an Ihre bisherige Rechnung angepasstes Template kann separat angefragt werden.