E-Rechnungspflicht 2027: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Die E-Rechnungspflicht wird in Deutschland schrittweise eingeführt. 2027 ist dabei ein entscheidendes Jahr: Für viele Unternehmen endet die bisherige Übergangsfrist für die Ausstellung herkömmlicher Rechnungen.
Kurzantwort: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller noch Papier- oder – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Rechnungen wie einfache PDF-Dateien verwenden. Ab 2027 fällt diese allgemeine Übergangsregelung weg.
Was ändert sich am 1. Januar 2027?
Bis zum 31. Dezember 2026 können Unternehmen für inländische B2B-Umsätze weiterhin sogenannte sonstige Rechnungen ausstellen. Dazu gehören beispielsweise Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen.
Ab dem 1. Januar 2027 endet diese allgemeine Übergangsfrist. Viele Unternehmen müssen ihre Rechnungen dann als strukturierte E-Rechnung ausstellen.
Die wichtigsten Fristen im Überblick
Empfang wird verpflichtend
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Allgemeine Übergangsphase
Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Dazu zählen Papierrechnungen sowie mit Zustimmung des Empfängers beispielsweise einfache PDF-Rechnungen.
Pflicht für viele Unternehmen
Ab 2027 endet die allgemeine Übergangsregelung. Unternehmen oberhalb der Umsatzgrenze müssen dann grundsätzlich strukturierte E-Rechnungen ausstellen.
Ende der letzten Übergangsregelungen
Ab 2028 greifen die E-Rechnungsanforderungen grundsätzlich auch für Unternehmen, die zuvor noch von der verlängerten Übergangsfrist profitieren konnten.
Was bedeutet die 800.000-Euro-Grenze?
Eine wichtige Ausnahme betrifft kleinere Rechnungsaussteller. Hat der Gesamtumsatz des Unternehmens im jeweils vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betragen, darf noch bis Ende 2027 eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Wichtig: Die 800.000-Euro-Grenze bedeutet nicht, dass kleinere Unternehmen dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind. Sie erhalten lediglich eine verlängerte Übergangsfrist für die Ausstellung bis zum Ende des Jahres 2027.
Wer muss 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Die Regelungen betreffen grundsätzlich Rechnungen über Umsätze zwischen inländischen Unternehmern.
| Unternehmen | Situation 2027 |
|---|---|
| Vorjahresumsatz über 800.000 € | Grundsätzlich strukturierte E-Rechnung erforderlich |
| Vorjahresumsatz bis 800.000 € | Verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027 möglich |
| Private Endverbraucher | Die B2B-E-Rechnungspflicht betrifft diese Umsätze grundsätzlich nicht |
Ist eine PDF-Rechnung 2027 noch ausreichend?
Für Unternehmen, deren allgemeine Übergangsfrist abgelaufen ist, reicht eine gewöhnliche PDF-Rechnung ohne strukturierte Daten grundsätzlich nicht mehr aus.
Eine E-Rechnung muss strukturierte Rechnungsdaten enthalten, die elektronisch verarbeitet werden können.
Welche Rechnungsformate kommen infrage?
Zu den in Deutschland gebräuchlichen strukturierten E-Rechnungsformaten gehören insbesondere XRechnung und ZUGFeRD.
Die XRechnung basiert auf strukturierten XML-Daten. ZUGFeRD verbindet dagegen eine PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten.
Warum sollten Unternehmen nicht bis Ende 2026 warten?
Auch wenn Übergangsfristen bestehen, sollte die Umstellung nicht erst am letzten Tag erfolgen.
- Rechnungsvorlagen müssen geprüft werden.
- Pflichtangaben müssen strukturiert bereitgestellt werden.
- Empfänger können schon heute E-Rechnungen verlangen.
- Arbeitsabläufe sollten getestet werden.
- Mitarbeiter benötigen gegebenenfalls eine kurze Einweisung.
Muss dafür eine neue Rechnungssoftware eingeführt werden?
Nicht zwangsläufig.
Unternehmen, die ihre Rechnungen weiterhin in Excel erstellen möchten, können ihre vorhandenen Prozesse technisch um die notwendigen E-Rechnungsfunktionen ergänzen.
Genau diesen Ansatz verfolgt X-Pferd.
Wie hilft X-Pferd bei der E-Rechnungspflicht?
X-Pferd erweitert Microsoft Excel um Funktionen zur Erstellung strukturierter elektronischer Rechnungen.
Damit können aus bestehenden Excel-basierten Rechnungsprozessen XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen erzeugt werden, ohne dass dafür zwingend eine neue Cloud- oder ERP-Lösung eingeführt werden muss.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht 2027
Muss jedes Unternehmen ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Für viele Unternehmen endet die allgemeine Übergangsregelung zum 31. Dezember 2026. Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro können jedoch noch bis Ende 2027 von einer verlängerten Übergangsfrist profitieren.
Was passiert ab 2028?
Nach Ablauf der Übergangsregelungen müssen grundsätzlich auch die Unternehmen, die 2027 noch von der 800.000-Euro-Regelung profitieren konnten, die E-Rechnungsanforderungen beachten.
Ist eine per E-Mail verschickte PDF eine E-Rechnung?
Eine gewöhnliche PDF ohne strukturierten Rechnungsdatensatz gilt nicht als strukturierte E-Rechnung im Sinne der neuen Regelungen.
Seit wann muss ich E-Rechnungen empfangen können?
Unternehmen müssen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Kann ich weiterhin Excel für Rechnungen verwenden?
Ja. Entscheidend ist nicht, womit die Rechnung ursprünglich erstellt wird, sondern ob die erforderliche strukturierte E-Rechnung erzeugt werden kann. X-Pferd ergänzt bestehende Excel-Prozesse um diese Funktion.
Unterstützt X-Pferd XRechnung und ZUGFeRD?
Ja. X-Pferd unterstützt beide Rechnungsformate.
E-Rechnungspflicht mit Excel umsetzen
X-Pferd ergänzt bestehende Excel-Rechnungen um XRechnung und ZUGFeRD – ohne Cloud, ohne Abo und ohne vollständigen Systemwechsel.