E-Rechnungspflicht 2027: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Die E-Rechnungspflicht wird in Deutschland schrittweise eingeführt. 2027 ist dabei ein entscheidendes Jahr: Für viele Unternehmen endet die bisherige Übergangsfrist für die Ausstellung sonstiger Rechnungen.
Kurzantwort: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller noch Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Rechnungen wie einfache PDF-Dateien verwenden. Ab 2027 fällt diese allgemeine Übergangsregelung weg. Gesetzliche Ausnahmen und die verlängerte Übergangsfrist sind gesondert zu beachten.
Was ändert sich am 1. Januar 2027?
Bis zum 31. Dezember 2026 können Unternehmen für inländische B2B-Umsätze weiterhin sogenannte sonstige Rechnungen ausstellen. Dazu gehören beispielsweise Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen.
Ab dem 1. Januar 2027 endet diese allgemeine Übergangsfrist. Viele Unternehmen müssen ihre Rechnungen dann als strukturierte E-Rechnung ausstellen, sofern keine Ausnahme oder verlängerte Übergangsregelung greift.
Die wichtigsten Fristen im Überblick
Empfang wird verpflichtend
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Allgemeine Übergangsphase
Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Dazu zählen Papierrechnungen sowie mit Zustimmung des Empfängers beispielsweise einfache PDF-Rechnungen.
Pflicht für viele Unternehmen
Ab 2027 endet die allgemeine Übergangsregelung. Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen dann grundsätzlich strukturierte E-Rechnungen ausstellen, sofern keine Ausnahme greift.
Ende der verlängerten Übergangsfrist
Ab 2028 ist die Verwendung einer E-Rechnung bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich verpflichtend. Gesetzliche Ausnahmen bleiben davon unberührt.
Was bedeutet die 800.000-Euro-Grenze?
Hat der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betragen, darf noch bis Ende 2027 eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Wichtig: Die Umsatzgrenze ist eine befristete Übergangsregelung und nicht mit gesetzlichen Ausnahmen gleichzusetzen. Kleinunternehmer sind nach den aktuellen umsatzsteuerlichen Regelungen von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Wer muss 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Die Regelungen betreffen grundsätzlich Rechnungen über Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Daneben bestehen gesetzliche Ausnahmen.
| Unternehmen oder Umsatz | Situation 2027 |
|---|---|
| Vorjahresumsatz über 800.000 € | Grundsätzlich strukturierte E-Rechnung erforderlich, sofern keine Ausnahme greift |
| Vorjahresumsatz bis 800.000 € | Verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027 möglich |
| Kleinunternehmer | Von der Ausstellungspflicht ausgenommen; Empfang von E-Rechnungen muss möglich sein |
| Private Endverbraucher | Die B2B-E-Rechnungspflicht betrifft diese Umsätze grundsätzlich nicht |
Stand der rechtlichen Angaben: September 2026. Quelle: FAQ des Bundesministeriums der Finanzen zur E-Rechnung . Die Darstellung ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
Ist eine PDF-Rechnung 2027 noch ausreichend?
Für Unternehmen, deren Übergangsfrist abgelaufen ist und bei denen keine gesetzliche Ausnahme greift, reicht eine gewöhnliche PDF-Rechnung ohne strukturierte Daten grundsätzlich nicht mehr aus.
Eine E-Rechnung muss strukturierte Rechnungsdaten enthalten, die elektronisch verarbeitet werden können.
Welche Rechnungsformate kommen infrage?
Zu den in Deutschland gebräuchlichen strukturierten E-Rechnungsformaten gehören insbesondere XRechnung und ZUGFeRD.
Die XRechnung basiert auf strukturierten XML-Daten. ZUGFeRD verbindet dagegen eine PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Dabei müssen die jeweils verwendeten Profile die umsatzsteuerlichen Anforderungen erfüllen.
Warum sollten Unternehmen nicht bis Ende 2026 warten?
Auch wenn Übergangsfristen bestehen, sollte die Umstellung nicht erst am letzten Tag erfolgen.
- Die benötigte Rechnungsvorlage muss ausgewählt oder angepasst werden.
- Pflichtangaben müssen strukturiert bereitgestellt werden.
- Empfänger können schon heute E-Rechnungen verlangen.
- Arbeitsabläufe sollten getestet werden.
- Mitarbeiter benötigen gegebenenfalls eine kurze Einweisung.
Muss dafür eine neue Rechnungssoftware eingeführt werden?
Ein vollständiger Wechsel auf ein ERP- oder Online-Rechnungssystem ist nicht zwangsläufig erforderlich. Microsoft Excel kann mit X-Pferd die Arbeitsumgebung bleiben.
Für Rechnungserstellung und Export wird jedoch eine technisch vorbereitete X-Pferd-Vorlage benötigt. Eine beliebige vorhandene Excel-Rechnungsvorlage wird nicht automatisch übernommen.
Wie hilft X-Pferd bei der E-Rechnungspflicht?
X-Pferd erweitert Microsoft Excel um Funktionen zur Erstellung von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen.
Die einmalige Lizenz enthält eine kompatible X-Pferd-Standardvorlage. Ein individuell an die bisherige Rechnung angepasstes Template kann separat beauftragt werden. Für Rechnungserstellung und Export ist keine zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform erforderlich.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht 2027
Muss jedes Unternehmen ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Für viele Unternehmen endet die allgemeine Übergangsregelung zum 31. Dezember 2026. Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro können noch bis Ende 2027 von einer verlängerten Übergangsfrist profitieren. Zusätzlich bestehen gesetzliche Ausnahmen, unter anderem für Kleinunternehmer.
Was passiert ab 2028?
Nach Ablauf der Übergangsregelungen ist die E-Rechnung bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich verpflichtend. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
Ist eine per E-Mail verschickte PDF eine E-Rechnung?
Eine gewöhnliche PDF ohne strukturierten Rechnungsdatensatz gilt nicht als strukturierte E-Rechnung im Sinne der aktuellen Regelungen.
Seit wann muss ich E-Rechnungen empfangen können?
Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dies gilt auch für Kleinunternehmer.
Kann ich weiterhin Excel für Rechnungen verwenden?
Ja. Mit X-Pferd bleibt Microsoft Excel die Arbeitsumgebung. Für die Erstellung und den Export ist jedoch eine kompatible X-Pferd-Vorlage erforderlich. Eine beliebige vorhandene Excel-Rechnungsvorlage wird nicht automatisch übernommen.
Kann ich meine bisherige Excel-Vorlage mit X-Pferd nutzen?
Nicht unmittelbar. Eine technisch vorbereitete X-Pferd-Standardvorlage ist im Lieferumfang enthalten. Wenn Gestaltung oder besondere Inhalte der bisherigen Rechnung berücksichtigt werden sollen, kann separat ein angepasstes, kompatibles Template erstellt werden.
Unterstützt X-Pferd XRechnung und ZUGFeRD?
Ja. X-Pferd unterstützt beide Rechnungsformate.
E-Rechnungspflicht mit Excel umsetzen
X-Pferd erstellt XRechnung und ZUGFeRD aus einer kompatiblen X-Pferd-Vorlage – lokal in Microsoft Excel, ohne zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform und ohne laufende X-Pferd-Abogebühr.
Die Standardvorlage ist im Lieferumfang enthalten. Ein individuell an Ihre bisherige Rechnung angepasstes Template kann separat angefragt werden.