E-Rechnung für Handwerksbetriebe
Die E-Rechnungspflicht betrifft auch Handwerksbetriebe. Viele kleinere Unternehmen arbeiten bei Angeboten, Aufmaßen und Rechnungen jedoch weiterhin mit Excel und gewachsenen Abläufen. Die Umstellung auf strukturierte E-Rechnungen muss deshalb nicht automatisch bedeuten, dass ein komplett neues Softwaresystem eingeführt werden muss.
Kurzantwort: Auch Handwerksbetriebe müssen sich auf strukturierte elektronische Rechnungen einstellen. Wer seine Rechnungen bisher in Excel erstellt, kann diesen Prozess grundsätzlich weiterführen, sofern daraus eine gültige XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung erzeugt wird.
Warum ist die E-Rechnung im Handwerk besonders relevant?
Handwerksbetriebe arbeiten häufig mit einfachen und bewährten Werkzeugen. Angebote und Rechnungen entstehen nicht selten in Microsoft Excel oder aus eigenen Vorlagen.
Gleichzeitig verlangen Auftraggeber zunehmend strukturierte elektronische Rechnungen. Öffentliche Auftraggeber arbeiten bereits seit längerem mit entsprechenden Formaten, und auch im B2B-Bereich werden XRechnung und ZUGFeRD immer wichtiger.
Typische Ausgangssituation im Handwerksbetrieb
Eigene Excel-Vorlagen
Rechnungen wurden über Jahre an den eigenen Betrieb angepasst und enthalten individuelle Kalkulationen und Layouts.
Kein großes ERP-System
Für viele kleinere Betriebe wäre eine umfangreiche Unternehmenssoftware unnötig komplex oder zu teuer.
Unterschiedliche Auftraggeber
Privatkunden, Unternehmen und öffentliche Auftraggeber können unterschiedliche Anforderungen an Rechnungen stellen.
Bau- und Leistungsverzeichnisse
Im Bauhandwerk spielen zusätzlich GAEB-Dateien und umfangreiche Leistungsverzeichnisse eine wichtige Rolle.
Was ändert sich durch die E-Rechnung?
Die wichtigste Veränderung besteht darin, dass Rechnungsdaten nicht mehr nur optisch in einer PDF- oder Papierrechnung vorhanden sein sollen.
Eine strukturierte E-Rechnung enthält Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form. Dadurch können diese Informationen automatisch von der Software des Empfängers verarbeitet werden.
Welche Formate sind für Handwerksbetriebe wichtig?
| Format | Merkmal |
|---|---|
| XRechnung | Strukturierte elektronische Rechnung als XML-Datei |
| ZUGFeRD | PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten |
| Normale PDF | Ohne strukturierten Datensatz keine strukturierte E-Rechnung |
Muss ein Handwerksbetrieb seine Rechnungssoftware wechseln?
Nicht zwingend.
Wenn die vorhandene Excel-Lösung gut funktioniert, besteht häufig kein betrieblicher Grund, sämtliche Kalkulations- und Rechnungsabläufe durch ein neues System zu ersetzen.
Entscheidend ist vielmehr, dass aus den vorhandenen Rechnungsdaten das erforderliche elektronische Rechnungsformat erzeugt werden kann.
So kann die E-Rechnung mit Excel umgesetzt werden
Bestehende Rechnung weiterverwenden
Die vorhandene Excel-Rechnung bleibt Grundlage des bisherigen Arbeitsablaufs.
Notwendige Rechnungsdaten ergänzen
Zusätzliche Angaben für die strukturierte elektronische Rechnung werden ergänzt.
Rechnungspositionen verarbeiten
Leistungen, Mengen, Preise und Steuerinformationen werden für den elektronischen Export übernommen.
E-Rechnung erzeugen
Aus dem bestehenden Excel-Prozess wird eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung erzeugt.
Was bringt ZUGFeRD im Handwerk?
ZUGFeRD kann für Handwerksbetriebe besonders interessant sein, weil die Rechnung weiterhin als sichtbare PDF vorliegt.
Gleichzeitig enthält die Datei strukturierte Rechnungsdaten, die von der Software des Empfängers automatisiert verarbeitet werden können.
Mehr dazu: ZUGFeRD aus Excel erstellen .
Wann wird eine XRechnung benötigt?
Eine XRechnung kann insbesondere dann erforderlich sein, wenn ein Auftraggeber dieses Format ausdrücklich verlangt oder ein entsprechendes Rechnungsportal genutzt wird.
Weitere Informationen finden Sie unter: XRechnung aus Excel erstellen .
Was bedeutet GAEB für Handwerksbetriebe?
Im Bau- und Ausbauhandwerk werden Leistungen häufig über Leistungsverzeichnisse ausgeschrieben. Diese können in Form von GAEB-Dateien vorliegen.
X-Pferd bietet deshalb zusätzlich die Möglichkeit, GAEB-Dateien zu importieren und deren Positionen für die weitere Rechnungserstellung zu übernehmen.
GAEB ist dabei eine Zusatzfunktion und keine Voraussetzung für die Erstellung einer E-Rechnung.
Welche Vorteile hat eine schlanke Lösung?
- bestehende Excel-Vorlagen können weiter genutzt werden
- kein vollständiger Wechsel der Rechnungssoftware erforderlich
- keine zusätzliche Cloud für die Rechnungserstellung notwendig
- kein laufendes Software-Abonnement erforderlich
- XRechnung und ZUGFeRD können aus dem bestehenden Prozess erzeugt werden
- GAEB-Import steht für Bau- und Handwerksbetriebe zusätzlich zur Verfügung
Für welche Gewerke ist das interessant?
Grundsätzlich kann der Ansatz für alle Handwerksbetriebe sinnvoll sein, die Rechnungen in Excel erstellen. Beispiele sind:
- Bauunternehmen
- Maurer- und Betonbauer
- Zimmerer
- Dachdecker
- Elektrobetriebe
- Heizungs-, Sanitär- und Klimatechnik
- Maler und Lackierer
- Fliesenleger
- Schreiner und Tischler
- Garten- und Landschaftsbau
Häufige Fragen zur E-Rechnung im Handwerk
Müssen auch kleine Handwerksbetriebe E-Rechnungen erstellen?
Auch kleinere Unternehmen sind grundsätzlich von den neuen E-Rechnungsregelungen betroffen. Für die Ausstellung bestehen jedoch Übergangsregelungen, die unter anderem von der Unternehmensgröße beziehungsweise dem Vorjahresumsatz abhängen.
Kann ich weiterhin Excel für meine Rechnungen verwenden?
Ja. Entscheidend ist, dass aus den Rechnungsdaten ein geeignetes strukturiertes E-Rechnungsformat erzeugt werden kann.
Reicht es, meine Excel-Rechnung als PDF zu speichern?
Eine gewöhnliche PDF ohne strukturierten Datensatz ist keine strukturierte E-Rechnung.
Kann X-Pferd XRechnung und ZUGFeRD erzeugen?
Ja. X-Pferd unterstützt beide Rechnungsformate.
Brauche ich eine Cloud?
Nein. X-Pferd ist für die lokale Nutzung mit Microsoft Excel konzipiert.
Kann ich GAEB-Dateien importieren?
Ja. Der GAEB-Import ist als zusätzliche Funktion verfügbar, insbesondere für Bau- und Handwerksbetriebe.
E-Rechnung im Handwerk ohne Systemwechsel
X-Pferd ergänzt bestehende Excel-Rechnungen um XRechnung und ZUGFeRD – ohne Cloud, ohne Abo und ohne vollständigen Wechsel des bisherigen Rechnungsprozesses.