E-Rechnung für Handwerksbetriebe
Die E-Rechnungspflicht betrifft auch Handwerksbetriebe. Viele kleinere Unternehmen möchten für Angebote, Aufmaße und Rechnungen weiterhin mit Microsoft Excel arbeiten. X-Pferd ermöglicht die Erstellung strukturierter E-Rechnungen in Excel, verwendet dafür jedoch eine technisch vorbereitete X-Pferd-Rechnungsvorlage.
Kurzantwort: Mit X-Pferd können Handwerksbetriebe XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen direkt in Microsoft Excel erstellen. Eine kompatible Standardvorlage ist im Lieferumfang enthalten. Bereits vorhandene individuelle Excel-Vorlagen werden nicht automatisch übernommen; ein angepasstes Template kann separat beauftragt werden.
Warum ist die E-Rechnung im Handwerk besonders relevant?
Handwerksbetriebe arbeiten häufig mit einfachen und bewährten Werkzeugen. Angebote und Rechnungen entstehen nicht selten in Microsoft Excel oder aus eigenen Vorlagen.
Gleichzeitig verlangen Auftraggeber zunehmend strukturierte elektronische Rechnungen. Öffentliche Auftraggeber arbeiten bereits seit längerem mit entsprechenden Formaten, und auch im B2B-Bereich werden XRechnung und ZUGFeRD immer wichtiger.
Typische Ausgangssituation im Handwerksbetrieb
Individuelle Excel-Vorlagen
Viele Betriebe besitzen eigene Rechnungsvorlagen mit individuellen Kalkulationen und Layouts. Diese sind nicht automatisch mit X-Pferd kompatibel.
Kein großes ERP-System
Für viele kleinere Betriebe wäre eine umfangreiche Unternehmenssoftware unnötig komplex oder zu teuer.
Unterschiedliche Auftraggeber
Privatkunden, Unternehmen und öffentliche Auftraggeber können unterschiedliche Anforderungen an Rechnungen stellen.
Bau- und Leistungsverzeichnisse
Im Bauhandwerk spielen zusätzlich GAEB-Dateien und umfangreiche Leistungsverzeichnisse eine wichtige Rolle.
Was ändert sich durch die E-Rechnung?
Die wichtigste Veränderung besteht darin, dass Rechnungsdaten nicht mehr nur optisch in einer PDF- oder Papierrechnung vorhanden sein sollen.
Eine strukturierte E-Rechnung enthält Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form. Dadurch können diese Informationen automatisch von der Software des Empfängers verarbeitet werden.
Welche Formate sind für Handwerksbetriebe wichtig?
| Format | Merkmal |
|---|---|
| XRechnung | Strukturierte elektronische Rechnung als XML-Datei |
| ZUGFeRD | PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten |
| Normale PDF | Ohne strukturierten Datensatz keine strukturierte E-Rechnung |
Muss ein Handwerksbetrieb seine Rechnungssoftware wechseln?
Ein vollständiger Wechsel auf ein ERP- oder Online-Rechnungssystem ist mit X-Pferd nicht erforderlich. Microsoft Excel bleibt die Arbeitsumgebung.
Der bisherige Ablauf ändert sich jedoch insofern, als die Rechnung für den E-Rechnungsexport in einer kompatiblen X-Pferd-Vorlage erstellt werden muss. Eine beliebige vorhandene Excel-Rechnungsvorlage kann nicht automatisch weiterverwendet werden.
So kann die E-Rechnung mit Excel umgesetzt werden
Kompatible X-Pferd-Vorlage verwenden
Öffnen Sie die mitgelieferte Standardvorlage oder ein separat für Ihren Betrieb erstelltes, angepasstes X-Pferd-Template.
Notwendige Rechnungsdaten erfassen
Tragen Sie alle Pflichtangaben in die dafür vorgesehenen Felder der Vorlage ein.
Rechnungspositionen eintragen oder importieren
Leistungen, Mengen, Preise und Steuerinformationen werden in der Vorlage erfasst oder optional aus einer unterstützten GAEB-Datei übernommen.
E-Rechnung erzeugen
X-Pferd verarbeitet die Angaben aus der kompatiblen Vorlage und erzeugt eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung.
Was bringt ZUGFeRD im Handwerk?
ZUGFeRD kann für Handwerksbetriebe besonders interessant sein, weil die Rechnung weiterhin als sichtbare PDF vorliegt.
Gleichzeitig enthält die Datei strukturierte Rechnungsdaten, die von der Software des Empfängers automatisiert verarbeitet werden können.
Mehr dazu: ZUGFeRD aus Excel erstellen .
Wann wird eine XRechnung benötigt?
Eine XRechnung kann insbesondere dann erforderlich sein, wenn ein Auftraggeber dieses Format ausdrücklich verlangt oder ein entsprechendes Rechnungsportal genutzt wird.
Weitere Informationen finden Sie unter: XRechnung aus Excel erstellen .
Was bedeutet GAEB für Handwerksbetriebe?
Im Bau- und Ausbauhandwerk werden Leistungen häufig über Leistungsverzeichnisse ausgeschrieben. Diese können in Form von GAEB-Dateien vorliegen.
X-Pferd bietet deshalb zusätzlich die Möglichkeit, GAEB-Dateien zu importieren und deren Positionen für die weitere Rechnungserstellung zu übernehmen.
GAEB ist dabei eine Zusatzfunktion und keine Voraussetzung für die Erstellung einer E-Rechnung. Ohne GAEB werden die Positionen direkt in der X-Pferd-Vorlage erfasst.
Welche Vorteile hat eine schlanke Lösung?
- vertraute Arbeitsumgebung in Microsoft Excel
- vorbereitete X-Pferd-Standardvorlage im Lieferumfang
- individuell angepasstes, kompatibles Template separat erhältlich
- kein vollständiger Wechsel auf ein ERP-System erforderlich
- keine zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform für die Rechnungserstellung
- keine laufende X-Pferd-Abogebühr
- optionaler GAEB-Import für Bau- und Handwerksbetriebe
Für welche Gewerke ist das interessant?
Grundsätzlich kann der Ansatz für Handwerksbetriebe sinnvoll sein, die weiterhin in Microsoft Excel arbeiten und dafür die X-Pferd-Standardvorlage oder ein individuell angepasstes Template verwenden möchten. Beispiele sind:
- Bauunternehmen
- Maurer- und Betonbauer
- Zimmerer
- Dachdecker
- Elektrobetriebe
- Heizungs-, Sanitär- und Klimatechnik
- Maler und Lackierer
- Fliesenleger
- Schreiner und Tischler
- Garten- und Landschaftsbau
Häufige Fragen zur E-Rechnung im Handwerk
Müssen auch kleine Handwerksbetriebe E-Rechnungen erstellen?
Auch kleinere Unternehmen sind grundsätzlich von den neuen E-Rechnungsregelungen betroffen. Für die Ausstellung bestehen jedoch Übergangsregelungen, die unter anderem von der Unternehmensgröße beziehungsweise dem Vorjahresumsatz abhängen.
Kann ich weiterhin Excel für meine Rechnungen verwenden?
Ja. Mit X-Pferd bleibt Microsoft Excel die Arbeitsumgebung. Für die Erstellung und den Export ist jedoch eine kompatible X-Pferd-Vorlage erforderlich. Eine beliebige vorhandene Excel-Rechnungsvorlage wird nicht automatisch übernommen.
Kann ich meine bisherige Excel-Vorlage mit X-Pferd nutzen?
Nicht unmittelbar. Eine X-Pferd-Standardvorlage ist im Lieferumfang enthalten. Wenn Gestaltung oder besondere Inhalte Ihrer bisherigen Rechnung berücksichtigt werden sollen, kann separat ein angepasstes, kompatibles Template erstellt werden.
Reicht es, meine Excel-Rechnung als PDF zu speichern?
Nein. Eine gewöhnliche PDF ohne strukturierten Datensatz ist keine strukturierte E-Rechnung.
Kann X-Pferd XRechnung und ZUGFeRD erzeugen?
Ja. X-Pferd unterstützt beide Rechnungsformate.
Brauche ich eine Cloud?
Nein. X-Pferd ist für die lokale Nutzung mit Microsoft Excel konzipiert. Für die Rechnungserstellung und den Export ist keine zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform erforderlich.
Kann ich GAEB-Dateien importieren?
Ja. Der GAEB-Import ist als zusätzliche Funktion verfügbar, insbesondere für Bau- und Handwerksbetriebe.
E-Rechnung im Handwerk direkt in Excel
X-Pferd erstellt XRechnung und ZUGFeRD mit einer kompatiblen Excel-Vorlage – lokal, ohne zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform und ohne laufende X-Pferd-Abogebühr.
Die Standardvorlage ist im Lieferumfang enthalten. Ein individuell an Ihre bisherige Rechnung angepasstes Template kann separat angefragt werden.