E-Rechnung ohne Cloud erstellen
Wer eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung erstellen möchte, muss dafür nicht zwangsläufig eine zusätzliche Cloudplattform verwenden. Mit X-Pferd erfolgen Rechnungserstellung und Export lokal in Microsoft Excel – mit einer technisch vorbereiteten X-Pferd-Rechnungsvorlage.
Kurzantwort: Ja, E-Rechnungen können ohne zusätzliche Cloudplattform erstellt werden. X-Pferd ist eine lokale Erweiterung für Microsoft Excel und erzeugt XRechnung und ZUGFeRD aus einer kompatiblen X-Pferd-Vorlage. Eine Standardvorlage ist im Lieferumfang enthalten.
Braucht man für eine E-Rechnung überhaupt eine Cloud?
Nein. Die Anforderungen an eine E-Rechnung beziehen sich auf das Rechnungsformat und die darin enthaltenen strukturierten Daten. Sie schreiben nicht vor, dass Rechnungen zwingend über eine Cloudplattform erstellt werden müssen.
Entscheidend ist, dass die erforderlichen Rechnungsinformationen in einem geeigneten strukturierten Format bereitgestellt werden.
Warum setzen viele E-Rechnungslösungen trotzdem auf die Cloud?
Viele moderne Rechnungsprogramme werden als Webanwendung angeboten. Das kann praktisch sein, insbesondere wenn mehrere Standorte oder Mitarbeiter unabhängig voneinander auf dasselbe System zugreifen sollen.
Für Unternehmen, die ihre Rechnungen an einem lokalen Arbeitsplatz erstellen möchten, ist eine zusätzliche Cloudlösung jedoch nicht automatisch erforderlich.
Cloudlösung
Rechnungsdaten werden typischerweise über eine Webanwendung verarbeitet. Der Anbieter stellt Software, Infrastruktur und häufig zusätzliche Funktionen online bereit.
Lokale Lösung mit X-Pferd
Rechnungserstellung und Export erfolgen auf dem eigenen Rechner in Microsoft Excel. Verwendet wird eine vorbereitete X-Pferd-Vorlage.
Welche Vorteile kann eine lokale E-Rechnungslösung haben?
- Microsoft Excel bleibt die vertraute Arbeitsumgebung.
- Für Rechnungserstellung und Export ist keine zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform notwendig.
- Es muss kein neues Online-Rechnungssystem erlernt werden.
- Eine technisch vorbereitete X-Pferd-Standardvorlage ist enthalten.
- Ein individuell angepasstes, kompatibles Template ist separat erhältlich.
- Ein vollständiger Wechsel auf ein Rechnungs- oder ERP-System ist nicht erforderlich.
Was bedeutet „ohne Cloud“ bei X-Pferd?
X-Pferd ist als lokale Erweiterung für die Desktop-Version von Microsoft Excel unter Windows konzipiert.
Die Rechnung wird auf dem eigenen Rechner in einer kompatiblen X-Pferd-Vorlage bearbeitet. X-Pferd erzeugt daraus die strukturierte E-Rechnung und die gewünschte Ausgabedatei.
Für die eigentliche Erstellung und den Export der Rechnung ist keine zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform erforderlich.
Welche E-Rechnungsformate können lokal erzeugt werden?
| Format | Beschreibung | Mit X-Pferd |
|---|---|---|
| XRechnung | Strukturierte XML-Rechnung für die maschinelle Verarbeitung. | Ja |
| ZUGFeRD | PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. | Ja |
| Normales PDF | Sichtbare Rechnung ohne strukturierten E-Rechnungsdatensatz. | Zusätzlich möglich |
Kann ich meine bestehende Excel-Rechnung weiterverwenden?
Nicht unmittelbar. X-Pferd kann beliebige, individuell aufgebaute Excel-Rechnungsvorlagen nicht automatisch einlesen oder um die benötigten Exportfunktionen ergänzen.
Im Lieferumfang ist eine technisch vorbereitete X-Pferd-Standardvorlage enthalten. Wenn Gestaltung oder besondere Inhalte Ihrer bisherigen Rechnung berücksichtigt werden sollen, kann separat ein individuelles, kompatibles X-Pferd-Template erstellt werden.
Wie entsteht die E-Rechnung ohne Cloud?
Der Ablauf erfolgt lokal in Microsoft Excel:
- Mitgelieferte X-Pferd-Standardvorlage oder angepasstes Template öffnen.
- Erforderliche Rechnungs- und E-Rechnungsdaten erfassen.
- Rechnungspositionen eintragen oder optional aus GAEB übernehmen.
- Gewünschtes E-Rechnungsformat auswählen.
- XRechnung oder ZUGFeRD lokal erzeugen und speichern.
Ist eine lokale Lösung automatisch sicherer?
Nicht pauschal.
Die Sicherheit eines Systems hängt von vielen Faktoren ab, beispielsweise vom Schutz des Arbeitsplatzrechners, von Benutzerrechten, Updates, Datensicherung und dem Umgang mit Rechnungsdateien.
Eine lokale Lösung hat jedoch den praktischen Unterschied, dass für die eigentliche Rechnungserstellung keine zusätzliche externe Cloudplattform genutzt werden muss.
Für wen ist eine E-Rechnung ohne Cloud besonders interessant?
Der lokale Ansatz ist insbesondere für Unternehmen interessant, die in Microsoft Excel arbeiten und keine umfassende neue Softwareplattform benötigen.
- kleine und mittlere Unternehmen
- Handwerksbetriebe
- Bauunternehmen
- Ingenieur- und Planungsbüros
- Selbstständige, die die X-Pferd-Standardvorlage verwenden möchten
- Unternehmen mit Bedarf an einem individuell angepassten Template
- Unternehmen mit lokal organisierten Arbeitsabläufen
Was ist der Unterschied zu einer Cloud-Rechnungssoftware?
| Lokaler X-Pferd-Ansatz | Typische Cloudlösung | |
|---|---|---|
| Arbeitsumgebung | Microsoft Excel auf dem eigenen Rechner | Webbrowser beziehungsweise Onlineplattform |
| Rechnungsvorlage | Kompatible X-Pferd-Vorlage erforderlich | Vorlage innerhalb des Anbietersystems |
| Cloud für Rechnungserstellung | Keine zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform erforderlich | Typischer Bestandteil des Systems |
| XRechnung / ZUGFeRD | Ja | Je nach Anbieter möglich |
| Vollständiger Systemwechsel | Nicht erforderlich | Je nach Lösung erforderlich |
Was ist mit der E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht schreibt nicht vor, dass Unternehmen dafür eine bestimmte Cloudsoftware kaufen müssen.
Wichtig ist vielmehr, dass die gesetzlich erforderliche strukturierte Rechnung erzeugt und verarbeitet werden kann.
Mehr zu den Übergangsfristen erklären wir unter E-Rechnungspflicht 2027 .
Was ist besser: XRechnung oder ZUGFeRD?
Das hängt vor allem davon ab, welches Format der Empfänger benötigt.
Einen direkten Vergleich finden Sie unter XRechnung oder ZUGFeRD – was ist der Unterschied? .
Häufige Fragen zur E-Rechnung ohne Cloud
Muss eine E-Rechnung über eine Cloud erstellt werden?
Nein. Entscheidend ist das strukturierte elektronische Rechnungsformat. Eine Cloudplattform ist dafür nicht grundsätzlich vorgeschrieben.
Kann ich eine XRechnung lokal erstellen?
Ja. Mit einer geeigneten lokalen Software oder Erweiterung kann eine XRechnung auf dem eigenen Rechner erzeugt werden.
Kann ich ZUGFeRD ohne Cloud erstellen?
Ja. Auch eine ZUGFeRD-Rechnung kann lokal erzeugt werden, wenn die Software die PDF-Rechnung mit dem erforderlichen strukturierten Datensatz verbindet.
Überträgt X-Pferd meine Rechnung zur Erstellung in eine Cloud?
Für die eigentliche Rechnungserstellung und den Export ist keine zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform erforderlich. X-Pferd ist als lokale Erweiterung für Microsoft Excel konzipiert.
Kann ich meine bisherige Excel-Vorlage weiterverwenden?
Nicht unmittelbar. X-Pferd benötigt eine technisch vorbereitete Vorlage. Eine Standardvorlage ist im Lieferumfang enthalten. Wenn Gestaltung oder besondere Inhalte Ihrer bisherigen Rechnung berücksichtigt werden sollen, kann separat ein angepasstes, kompatibles Template erstellt werden.
Brauche ich für X-Pferd ein Abonnement?
Nein. X-Pferd wird als einmalige Lizenz angeboten. Für die erworbene Lizenz fällt keine laufende X-Pferd-Abogebühr an.
E-Rechnung lokal in Excel erstellen
X-Pferd erzeugt XRechnung und ZUGFeRD lokal aus einer kompatiblen X-Pferd-Vorlage – ohne zusätzliche Cloudplattform und ohne laufende X-Pferd-Abogebühr.
Die Standardvorlage ist im Lieferumfang enthalten. Ein individuell an Ihre bisherige Rechnung angepasstes Template kann separat angefragt werden.