E-Rechnung ohne Cloud erstellen
Wer eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung erstellen möchte, muss dafür nicht zwangsläufig seine Rechnungsdaten an einen Cloudanbieter übertragen. Eine E-Rechnung kann auch lokal aus einem bestehenden Excel-Prozess erzeugt werden.
Kurzantwort: Ja, E-Rechnungen können auch ohne Cloud erstellt werden. X-Pferd arbeitet als lokale Erweiterung für Microsoft Excel und ermöglicht die Ausgabe von XRechnung und ZUGFeRD, ohne dass für die Rechnungserstellung eine zusätzliche Cloud-Plattform erforderlich ist.
Braucht man für eine E-Rechnung überhaupt eine Cloud?
Nein.
Die Anforderungen an eine E-Rechnung beziehen sich auf das Rechnungsformat und die darin enthaltenen strukturierten Daten. Sie schreiben nicht vor, dass Rechnungen zwingend über eine Cloud-Plattform erstellt werden müssen.
Entscheidend ist, dass die erforderlichen Rechnungsinformationen in einem geeigneten strukturierten Format bereitgestellt werden.
Warum setzen viele E-Rechnungslösungen trotzdem auf die Cloud?
Viele moderne Rechnungsprogramme werden als Webanwendung angeboten. Das kann praktisch sein, insbesondere wenn mehrere Standorte oder Mitarbeiter unabhängig voneinander auf dasselbe System zugreifen sollen.
Für Unternehmen, die ihre Rechnungen bereits effizient auf einem lokalen Arbeitsplatz erstellen, ist eine zusätzliche Cloud-Lösung jedoch nicht automatisch erforderlich.
Cloud-Lösung
Rechnungsdaten werden typischerweise über eine Webanwendung verarbeitet. Der Anbieter stellt Software, Infrastruktur und häufig zusätzliche Funktionen online bereit.
Lokale Lösung
Die Rechnungserstellung erfolgt auf dem eigenen Rechner innerhalb der bestehenden Arbeitsumgebung. X-Pferd verfolgt diesen Ansatz mit Microsoft Excel.
Welche Vorteile kann eine lokale E-Rechnungslösung haben?
- Bestehende Excel-Arbeitsabläufe können erhalten bleiben.
- Für die Rechnungserstellung ist keine zusätzliche Cloud-Plattform notwendig.
- Es muss kein neues Online-Rechnungssystem erlernt werden.
- Bestehende eigene Excel-Vorlagen können weiterhin genutzt werden.
- Die E-Rechnung kann direkt aus dem gewohnten Arbeitsprozess erzeugt werden.
- Ein vollständiger Wechsel des Rechnungs- oder ERP-Systems ist nicht erforderlich.
Was bedeutet „ohne Cloud“ bei X-Pferd?
X-Pferd ist als lokale Erweiterung für die Desktop-Version von Microsoft Excel unter Windows konzipiert.
Die Rechnung wird weiterhin auf dem eigenen Rechner bearbeitet. X-Pferd ergänzt diesen Prozess um die Funktionen für strukturierte E-Rechnungen.
Für die eigentliche Erstellung und den Export der Rechnung ist keine zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform erforderlich.
Welche E-Rechnungsformate können lokal erzeugt werden?
| Format | Beschreibung | Mit X-Pferd |
|---|---|---|
| XRechnung | Strukturierte XML-Rechnung für die maschinelle Verarbeitung. | Ja |
| ZUGFeRD | PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. | Ja |
| Normales PDF | Sichtbare Rechnung ohne strukturierten E-Rechnungsdatensatz. | Zusätzlich möglich |
Kann ich meine bestehende Excel-Rechnung weiterverwenden?
Gerade das ist einer der wichtigsten Gründe für einen lokalen Ansatz.
Viele Unternehmen haben ihre Excel-Rechnung über Jahre aufgebaut. Berechnungen, Formeln, Layouts und interne Abläufe sind bekannt und funktionieren.
Für die E-Rechnung muss dieser komplette Arbeitsprozess nicht zwingend ersetzt werden. Die bestehende Excel-Rechnung kann vielmehr um die Funktionen zur strukturierten Ausgabe ergänzt werden.
Wie entsteht die E-Rechnung ohne Cloud?
Der Ablauf bleibt grundsätzlich nah am bisherigen Rechnungsprozess:
- Rechnung wie gewohnt in Excel erstellen.
- Erforderliche E-Rechnungsdaten ergänzen.
- Rechnungspositionen für den strukturierten Export übernehmen.
- Gewünschtes E-Rechnungsformat auswählen.
- XRechnung oder ZUGFeRD lokal erzeugen und speichern.
Ist eine lokale Lösung automatisch sicherer?
Nicht pauschal.
Die Sicherheit eines Systems hängt von vielen Faktoren ab, beispielsweise vom Schutz des Arbeitsplatzrechners, von Benutzerrechten, Updates, Datensicherung und dem Umgang mit Rechnungsdateien.
Eine lokale Lösung hat jedoch den praktischen Unterschied, dass für die eigentliche Rechnungserstellung keine zusätzliche externe Cloud-Plattform genutzt werden muss.
Für wen ist eine E-Rechnung ohne Cloud besonders interessant?
Der lokale Ansatz ist insbesondere für Unternehmen interessant, die bereits einen funktionierenden Rechnungsprozess besitzen und keine umfassende neue Softwareplattform benötigen.
- kleine und mittlere Unternehmen
- Handwerksbetriebe
- Bauunternehmen
- Ingenieur- und Planungsbüros
- Selbstständige mit eigenen Excel-Rechnungsvorlagen
- Unternehmen mit lokal organisierten Arbeitsabläufen
Was ist der Unterschied zu einer Cloud-Rechnungssoftware?
| Lokaler Excel-Ansatz | Typische Cloud-Lösung | |
|---|---|---|
| Arbeitsumgebung | Microsoft Excel auf dem eigenen Rechner | Webbrowser bzw. Online-Plattform |
| Bestehende Excel-Vorlage | Kann Bestandteil des bisherigen Prozesses bleiben | Häufig Umstellung auf das System des Anbieters |
| Cloud für Rechnungserstellung | Nicht erforderlich | Typischer Bestandteil des Systems |
| XRechnung / ZUGFeRD | Mit entsprechender Erweiterung möglich | Je nach Anbieter möglich |
| Systemwechsel | Nicht zwingend erforderlich | Je nach Lösung erforderlich |
Was ist mit der E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht schreibt nicht vor, dass Unternehmen dafür eine bestimmte Cloudsoftware kaufen müssen.
Wichtig ist vielmehr, dass die gesetzlich erforderliche strukturierte Rechnung erzeugt und verarbeitet werden kann.
Mehr zu den Übergangsfristen erklären wir unter E-Rechnungspflicht 2027 .
Was ist besser: XRechnung oder ZUGFeRD?
Das hängt vor allem davon ab, welches Format der Empfänger benötigt.
Einen direkten Vergleich finden Sie unter XRechnung oder ZUGFeRD – was ist der Unterschied? .
Häufige Fragen zur E-Rechnung ohne Cloud
Muss eine E-Rechnung über eine Cloud erstellt werden?
Nein. Entscheidend ist das strukturierte elektronische Rechnungsformat. Eine Cloudplattform ist dafür nicht grundsätzlich vorgeschrieben.
Kann ich eine XRechnung lokal erstellen?
Ja. Mit einer geeigneten lokalen Software oder Erweiterung kann eine XRechnung auf dem eigenen Rechner erzeugt werden.
Kann ich ZUGFeRD ohne Cloud erstellen?
Ja. Auch eine ZUGFeRD-Rechnung kann lokal erzeugt werden, wenn die Software die PDF-Rechnung mit dem erforderlichen strukturierten Datensatz verbindet.
Überträgt X-Pferd meine Rechnung zur Erstellung in eine Cloud?
Für die eigentliche Rechnungserstellung und den Export ist keine X-Pferd-Cloudplattform erforderlich. X-Pferd ist als lokale Erweiterung für Microsoft Excel konzipiert.
Kann ich meine bisherige Excel-Vorlage weiterverwenden?
Ja. X-Pferd verfolgt gerade den Ansatz, bestehende Excel-basierte Rechnungsprozesse zu ergänzen, statt sie vollständig zu ersetzen.
Brauche ich für X-Pferd ein Abonnement?
Nein. X-Pferd wird als einmalige Lizenz angeboten.
E-Rechnung lokal aus Excel erstellen
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