E-Rechnung: PDF oder XML – was ist richtig?
Bei der E-Rechnung sorgt kaum ein Punkt für so viel Verwirrung wie die Frage nach dem Dateiformat. Manche Rechnungen kommen als PDF, andere als XML. Entscheidend ist jedoch nicht allein die Dateiendung, sondern ob die Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar vorliegen.
Kurzantwort: Eine normale PDF-Datei ist keine strukturierte E-Rechnung. Eine XRechnung wird typischerweise als XML-Datei bereitgestellt. ZUGFeRD verbindet dagegen eine sichtbare PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdaten. Deshalb kann auch eine PDF-Datei eine E-Rechnung sein – aber nur, wenn sie den entsprechenden strukturierten Datensatz enthält.
Ist eine PDF eine E-Rechnung?
Nicht automatisch.
Eine gewöhnliche PDF-Rechnung enthält in erster Linie eine visuelle Darstellung. Ein Mensch kann die Angaben lesen, aber ein Buchhaltungsprogramm kann die darin enthaltenen Rechnungsinformationen nicht zwangsläufig als strukturierten Datensatz übernehmen.
Eine reine PDF ohne strukturierten Rechnungsdatensatz ist deshalb keine strukturierte E-Rechnung im Sinne der entsprechenden E-Rechnungsanforderungen.
Warum reicht eine normale PDF nicht?
Das Ziel strukturierter E-Rechnungen besteht darin, die enthaltenen Daten automatisiert weiterverarbeiten zu können.
Bei einer herkömmlichen PDF sieht ein Mensch beispielsweise:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Kundenadresse
- Rechnungspositionen
- Nettobetrag
- Umsatzsteuer
- Gesamtbetrag
Für eine automatisierte Verarbeitung müssen diese Informationen jedoch auch technisch eindeutig gekennzeichnet und strukturiert vorhanden sein.
Was ist eine XML-Rechnung?
XML ist ein strukturiertes Datenformat.
Bei einer elektronischen Rechnung können einzelne Informationen technisch eindeutig gekennzeichnet werden. Software kann dadurch beispielsweise erkennen:
- welcher Wert die Rechnungsnummer ist,
- wer der Rechnungsaussteller ist,
- wer der Rechnungsempfänger ist,
- welche Rechnungspositionen enthalten sind,
- welcher Umsatzsteuersatz gilt,
- welcher Gesamtbetrag zu zahlen ist.
Damit wird eine automatisierte Verarbeitung wesentlich einfacher.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung, bei der die Rechnungsinformationen als XML-Daten bereitgestellt werden.
Eine klassische sichtbare PDF-Rechnung ist nicht Bestandteil der eigentlichen XRechnung.
Mehr dazu: XRechnung aus Excel erstellen .
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD verfolgt einen hybriden Ansatz.
Die Rechnung liegt als PDF vor und kann deshalb wie eine herkömmliche Rechnung geöffnet und gelesen werden. Gleichzeitig enthält die Datei einen eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdatensatz.
Damit sind beide Anforderungen miteinander verbunden: menschliche Lesbarkeit und maschinelle Verarbeitung.
Mehr dazu: ZUGFeRD aus Excel erstellen .
PDF, XML und ZUGFeRD im direkten Vergleich
| Merkmal | Normale PDF | XRechnung / XML | ZUGFeRD |
|---|---|---|---|
| Für Menschen direkt lesbar | Ja | Nicht ohne geeignete Darstellung | Ja |
| Strukturierte Rechnungsdaten | Nein | Ja | Ja |
| Maschinell verarbeitbar | Nicht als strukturierte E-Rechnung | Ja | Ja |
| Typische Dateiform | XML | PDF mit eingebettetem XML | |
| Strukturierte E-Rechnung | Nein | Ja | Bei geeignetem Profil ja |
Warum sieht eine XRechnung manchmal „unlesbar“ aus?
Wer eine XML-Datei direkt in einem einfachen Texteditor öffnet, sieht zunächst viele technische Elemente und Datenfelder.
Das bedeutet nicht, dass die Rechnung fehlerhaft ist. Die Datei ist primär für strukturierte Datenverarbeitung vorgesehen.
Mit einem geeigneten Viewer oder einer entsprechenden Rechnungssoftware können die Daten auch in einer übersichtlichen Darstellung angezeigt werden.
Warum wirkt ZUGFeRD vertrauter?
Für Anwender besteht der praktische Vorteil darin, dass die Datei wie eine gewöhnliche PDF geöffnet werden kann.
Die strukturierten Daten befinden sich zusätzlich in der Datei. Dadurch kann der Empfänger die Rechnung sowohl ansehen als auch automatisiert verarbeiten.
XRechnung
Konsequent strukturierter Ansatz. Der maschinenlesbare Datensatz steht im Mittelpunkt.
ZUGFeRD
Hybrider Ansatz. Sichtbare PDF und strukturierte Rechnungsdaten werden in einer Datei kombiniert.
Welches Format muss ich verwenden?
Das hängt insbesondere vom Rechnungsempfänger ab.
Wenn der Empfänger eine XRechnung verlangt, sollte eine entsprechende XRechnung bereitgestellt werden.
Wenn ZUGFeRD akzeptiert wird, kann dieses Format eine interessante Alternative sein, weil zusätzlich eine sichtbare PDF-Darstellung vorhanden ist.
Einen direkten Vergleich finden Sie unter XRechnung oder ZUGFeRD – was ist der Unterschied? .
Kann ich eine Excel-Rechnung einfach als PDF speichern?
Das ist technisch natürlich möglich – daraus entsteht aber noch keine strukturierte E-Rechnung.
Der klassische Befehl „Als PDF speichern“ erzeugt lediglich eine PDF-Darstellung der Excel-Rechnung.
Für XRechnung oder ZUGFeRD müssen zusätzlich strukturierte Rechnungsdaten erzeugt werden.
Wie mache ich aus meiner Excel-Rechnung eine strukturierte E-Rechnung?
Die vorhandene Excel-Rechnung kann weiterhin als Grundlage dienen. Eine entsprechende Erweiterung übernimmt die notwendigen Informationen und erzeugt daraus das strukturierte Rechnungsformat.
X-Pferd wurde genau für diesen Zweck entwickelt.
Eine ausführliche Erklärung finden Sie unter Excel-Rechnung in E-Rechnung umwandeln .
Kann X-Pferd PDF und XML erzeugen?
X-Pferd unterstützt verschiedene Ausgabeformen:
- XRechnung als strukturierte XML-Rechnung,
- ZUGFeRD als PDF mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten,
- eine normale PDF-Ausgabe zusätzlich.
Muss ich dafür eine Cloud verwenden?
Nein.
X-Pferd arbeitet als lokale Erweiterung für Microsoft Excel. Für die eigentliche Erstellung und den Export ist keine zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform erforderlich.
Mehr dazu: E-Rechnung ohne Cloud erstellen .
Brauche ich dafür ein Abo?
Nein.
X-Pferd wird als einmalige Lizenz für 99 € netto angeboten.
Weitere Informationen: E-Rechnung ohne Abo erstellen .
Häufige Fragen zu PDF und XML bei E-Rechnungen
Ist jede PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine gewöhnliche PDF ohne strukturierten Rechnungsdatensatz ist keine strukturierte E-Rechnung.
Ist jede XML-Datei automatisch eine gültige E-Rechnung?
Nein. Die Datei muss den Anforderungen des verwendeten E-Rechnungsformats entsprechen und die erforderlichen Rechnungsinformationen korrekt enthalten.
Ist eine XRechnung eine XML-Datei?
Ja. Die XRechnung wird als strukturierter XML-Datensatz bereitgestellt.
Ist ZUGFeRD eine PDF oder XML?
ZUGFeRD verbindet beides: Eine PDF-Darstellung enthält zusätzlich einen eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdatensatz.
Kann ich meine bisherige Excel-PDF weiterverwenden?
Die vorhandene Rechnung kann weiterhin Bestandteil des Prozesses sein. Für eine strukturierte E-Rechnung müssen jedoch zusätzlich maschinenlesbare Rechnungsdaten erzeugt werden.
Kann X-Pferd XRechnung und ZUGFeRD erzeugen?
Ja. X-Pferd unterstützt beide Formate.
PDF oder XML? Mit X-Pferd geht beides
Erstellen Sie Ihre Rechnung weiterhin in Excel und erzeugen Sie daraus XRechnung oder ZUGFeRD – ohne zusätzliche Cloudplattform, ohne laufende X-Pferd-Abogebühr und ohne vollständigen Systemwechsel.