Excel-Rechnung in E-Rechnung umwandeln
Viele Unternehmen haben bereits eine funktionierende Rechnung in Microsoft Excel. Die eigentliche Herausforderung besteht deshalb nicht darin, eine Rechnung völlig neu zu erstellen, sondern die vorhandenen Rechnungsdaten in ein strukturiertes E-Rechnungsformat wie XRechnung oder ZUGFeRD zu überführen.
Kurzantwort: Eine bestehende Excel-Rechnung kann als Grundlage für eine E-Rechnung dienen. Eine normale Excel- oder PDF-Datei ist jedoch noch keine strukturierte E-Rechnung. Mit X-Pferd können die vorhandenen Rechnungsdaten verarbeitet und als XRechnung oder ZUGFeRD ausgegeben werden.
Kann eine Excel-Rechnung überhaupt eine E-Rechnung werden?
Ja. Die Rechnung muss nicht ursprünglich in einem speziellen E-Rechnungsprogramm erstellt worden sein.
Entscheidend ist, dass die erforderlichen Rechnungsinformationen in ein geeignetes strukturiertes elektronisches Rechnungsformat überführt werden.
Excel kann dabei weiterhin die Arbeitsgrundlage für die Rechnung sein.
Warum reicht die vorhandene Excel-Datei allein nicht aus?
Eine Excel-Arbeitsmappe enthält zwar Rechnungsinformationen, stellt diese aber nicht automatisch im erforderlichen standardisierten E-Rechnungsformat bereit.
Auch der übliche Export einer Excel-Rechnung als PDF führt noch nicht automatisch zu einer strukturierten E-Rechnung.
Dafür müssen die relevanten Rechnungsdaten zusätzlich maschinenlesbar strukturiert werden.
So wird aus einer Excel-Rechnung eine E-Rechnung
Bestehende Excel-Rechnung öffnen
Der bisherige Rechnungsprozess bleibt die Ausgangsbasis. Die Rechnung kann weiterhin in Excel erstellt und berechnet werden.
Rechnungsinformationen erfassen
Die für die strukturierte E-Rechnung benötigten Daten müssen eindeutig vorliegen. Dazu gehören beispielsweise Rechnungsaussteller, Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Datum und Zahlungsinformationen.
Positionen übernehmen
Leistungspositionen, Mengen, Preise und Steuerangaben werden für den strukturierten Datensatz verarbeitet.
Ausgabeformat auswählen
Je nach Empfänger und Einsatzzweck kann die Rechnung beispielsweise als XRechnung oder ZUGFeRD ausgegeben werden.
E-Rechnung erzeugen
X-Pferd erzeugt aus dem bestehenden Excel-Prozess den strukturierten Rechnungsdatensatz und die gewünschte E-Rechnung.
Welche Daten müssen aus Excel übernommen werden?
Für die strukturierte E-Rechnung werden insbesondere Informationen benötigt wie:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Leistungs- beziehungsweise Lieferinformationen
- Rechnungspositionen
- Mengen
- Einzel- und Gesamtpreise
- Steuersätze und Steuerbeträge
- Rechnungssumme
- Zahlungsinformationen
Was passiert mit meiner bisherigen Rechnungsvorlage?
Sie muss nicht zwangsläufig ersetzt werden.
Gerade darin liegt der Vorteil eines ergänzenden Ansatzes: Die vorhandenen Formeln, Kalkulationen, Textbausteine und betrieblichen Abläufe können weiterhin Teil des Rechnungsprozesses bleiben.
Die E-Rechnung wird als zusätzliche strukturierte Ausgabe erzeugt.
Bisher
Rechnung in Excel erstellen, berechnen und beispielsweise als PDF an den Kunden senden.
Mit E-Rechnung
Rechnung weiterhin in Excel bearbeiten und zusätzlich einen strukturierten E-Rechnungsdatensatz erzeugen.
Welche Ausgabeformate gibt es?
| Ausgabe | Eigenschaft |
|---|---|
| XRechnung | Strukturierte elektronische Rechnung als XML-Datei |
| ZUGFeRD | PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdaten |
| Normale PDF | Sichtbare Rechnung, aber ohne strukturierten Datensatz keine strukturierte E-Rechnung |
Wann sollte ich XRechnung wählen?
Die XRechnung ist insbesondere dann sinnvoll oder erforderlich, wenn der Empfänger dieses Format verlangt.
Das kann beispielsweise bei bestimmten öffentlichen Auftraggebern oder elektronischen Rechnungsportalen der Fall sein.
Mehr dazu: XRechnung aus Excel erstellen .
Wann kann ZUGFeRD sinnvoll sein?
ZUGFeRD verbindet eine sichtbare PDF-Rechnung mit strukturierten Rechnungsdaten.
Damit kann der Empfänger die Rechnung sowohl wie eine normale PDF betrachten als auch die enthaltenen Daten automatisiert verarbeiten.
Mehr dazu: ZUGFeRD aus Excel erstellen .
Muss ich mich für ein Format entscheiden?
Nicht grundsätzlich.
Welches Format benötigt wird, hängt insbesondere vom Rechnungsempfänger und vom jeweiligen Geschäftsprozess ab.
X-Pferd unterstützt deshalb sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD.
Einen direkten Vergleich finden Sie unter XRechnung oder ZUGFeRD – was ist der Unterschied? .
Muss ich dafür meine Rechnungssoftware wechseln?
Nein. Genau das ist bei X-Pferd nicht der Grundgedanke.
Wenn ein Unternehmen bereits mit Excel arbeitet und damit zufrieden ist, kann der vorhandene Prozess um die erforderliche E-Rechnungsfunktion ergänzt werden.
Statt „Excel ersetzen“ lautet der Ansatz daher: Excel um E-Rechnung erweitern.
Brauche ich eine Cloud für die Umwandlung?
Nicht zwingend.
X-Pferd arbeitet als lokale Erweiterung für Microsoft Excel. Für die eigentliche Erstellung und den Export der E-Rechnung ist keine zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform erforderlich.
Mehr dazu unter E-Rechnung ohne Cloud erstellen .
Brauche ich dafür ein Software-Abo?
Nein.
X-Pferd wird als einmalige Lizenz für 99 € netto angeboten. Für die erworbene X-Pferd-Lizenz fällt keine laufende X-Pferd-Abogebühr an.
Mehr dazu: E-Rechnung ohne Abo erstellen .
Für wen ist die Umwandlung einer Excel-Rechnung interessant?
- Unternehmen mit bestehenden Excel-Rechnungsvorlagen
- kleine und mittlere Unternehmen
- Handwerksbetriebe
- Selbstständige
- Ingenieur- und Planungsbüros
- Unternehmen, die kein neues ERP-System einführen möchten
- Betriebe, die ihre bisherigen Rechnungsprozesse möglichst beibehalten möchten
Was ist der Vorteil gegenüber einem kompletten Systemwechsel?
Ein neues Rechnungs- oder ERP-System kann sinnvoll sein, wenn gleichzeitig viele weitere Unternehmensprozesse digitalisiert oder ersetzt werden sollen.
Wenn dagegen lediglich die gesetzlich und technisch erforderliche E-Rechnungsfunktion fehlt, kann eine gezielte Erweiterung wesentlich schlanker sein.
X-Pferd konzentriert sich genau auf diesen Anwendungsfall.
Häufige Fragen zur Umwandlung von Excel-Rechnungen
Kann ich meine vorhandene Excel-Rechnung in eine XRechnung umwandeln?
Eine bestehende Excel-Rechnung kann als Grundlage verwendet werden. Die Rechnungsdaten müssen anschließend in das strukturierte XRechnungsformat überführt werden. X-Pferd unterstützt diesen Prozess.
Kann ich aus meiner Excel-Rechnung ZUGFeRD erzeugen?
Ja. X-Pferd kann aus dem Excel-basierten Rechnungsprozess auch eine ZUGFeRD-Rechnung erzeugen.
Reicht „Speichern als PDF“ in Excel?
Nein. Eine gewöhnliche PDF enthält keinen strukturierten E-Rechnungsdatensatz und ist deshalb nicht automatisch eine strukturierte E-Rechnung.
Muss ich meine Excel-Vorlage neu bauen?
Nicht grundsätzlich. X-Pferd verfolgt den Ansatz, bestehende Excel-basierte Rechnungsprozesse weiterzuverwenden und zu ergänzen.
Benötige ich eine Cloud?
Nein. Für die Erstellung und den Export mit X-Pferd ist keine zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform erforderlich.
Was kostet die Umwandlung mit X-Pferd?
X-Pferd wird als einmalige Softwarelizenz für 99 € netto angeboten.
Bestehende Excel-Rechnung zur E-Rechnung machen
Behalten Sie Ihren gewohnten Excel-Prozess und ergänzen Sie ihn um XRechnung und ZUGFeRD – ohne zusätzliche Cloudplattform, ohne laufende X-Pferd-Abogebühr und ohne vollständigen Systemwechsel.