E-Rechnung mit Excel erstellen
Mit X-Pferd erstellen Unternehmen XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen direkt in Microsoft Excel. Dafür wird eine technisch vorbereitete X-Pferd-Vorlage verwendet. Eine vorhandene individuelle Rechnung kann als optische und inhaltliche Orientierung für ein angepasstes Template dienen, wird jedoch nicht automatisch eingelesen oder umgewandelt.
Kurzantwort: Eine beliebige bestehende Excel-Rechnung kann nicht unmittelbar mit X-Pferd weiterverwendet oder automatisch in eine E-Rechnung umgewandelt werden. Im Lieferumfang ist eine kompatible X-Pferd-Standardvorlage enthalten. Auf Wunsch kann separat ein individuelles Template erstellt werden, das sich an der bisherigen Rechnung orientiert.
Kann eine E-Rechnung in Excel erstellt werden?
Ja. Microsoft Excel kann mit einer geeigneten Erweiterung und einer passend vorbereiteten Rechnungsvorlage als Arbeitsumgebung für die Erstellung einer E-Rechnung genutzt werden.
X-Pferd ergänzt Excel um die Funktionen zur Erzeugung von XRechnung und ZUGFeRD. Die benötigten Rechnungsinformationen werden in den dafür vorgesehenen Feldern der kompatiblen Vorlage erfasst.
Warum reicht eine vorhandene Excel-Datei allein nicht aus?
Eine normale Excel-Arbeitsmappe enthält zwar Rechnungsinformationen, stellt diese aber nicht automatisch in dem standardisierten Datenmodell einer E-Rechnung bereit.
X-Pferd benötigt eine festgelegte Zuordnung der Eingabefelder und Rechnungspositionen. Diese technische Zuordnung ist in der mitgelieferten Standardvorlage beziehungsweise in einem angepassten X-Pferd-Template enthalten.
Auch der übliche Export einer Excel-Rechnung als PDF führt noch nicht automatisch zu einer strukturierten E-Rechnung.
So entsteht mit X-Pferd eine E-Rechnung
Kompatible X-Pferd-Vorlage öffnen
Verwenden Sie die mitgelieferte Standardvorlage oder ein separat für Sie erstelltes, angepasstes X-Pferd-Template.
Rechnungsinformationen erfassen
Tragen Sie Rechnungsaussteller, Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Datum, Zahlungsinformationen und weitere Pflichtangaben in die vorgesehenen Felder ein.
Positionen eintragen oder importieren
Leistungspositionen, Mengen, Preise und Steuerangaben werden in der Vorlage erfasst oder optional aus einer unterstützten GAEB-Datei übernommen.
Ausgabeformat auswählen
Je nach Empfänger und Einsatzzweck wählen Sie XRechnung oder ZUGFeRD.
E-Rechnung erzeugen
X-Pferd verarbeitet die Angaben aus der kompatiblen Vorlage und erzeugt den strukturierten Rechnungsdatensatz im gewählten Format.
Welche Daten werden für die E-Rechnung benötigt?
Für die strukturierte E-Rechnung werden insbesondere folgende Informationen benötigt:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Leistungs- beziehungsweise Lieferinformationen
- Rechnungspositionen
- Mengen
- Einzel- und Gesamtpreise
- Steuersätze und Steuerbeträge
- Rechnungssumme
- Zahlungsinformationen
Was passiert mit meiner bisherigen Rechnungsvorlage?
Eine bereits vorhandene, individuell aufgebaute Excel-Rechnungsvorlage kann nicht unmittelbar mit X-Pferd verwendet werden. Die Software liest beliebige Vorlagen nicht automatisch ein und erkennt deren Felder oder Formeln nicht selbstständig.
Im Lieferumfang ist eine technisch vorbereitete X-Pferd-Standardvorlage enthalten. Wenn Gestaltung oder besondere Inhalte Ihrer bisherigen Rechnung berücksichtigt werden sollen, kann separat ein individuelles, kompatibles X-Pferd-Template erstellt werden.
Standardvorlage
Die enthaltene X-Pferd-Vorlage ist bereits technisch vorbereitet und kann direkt für die Erfassung und den Export verwendet werden.
Individuelles Template
Ein separat erstelltes Template kann sich optisch und inhaltlich an Ihrer bisherigen Rechnung orientieren und ist technisch mit X-Pferd kompatibel.
Welche Ausgabeformate gibt es?
| Ausgabe | Eigenschaft |
|---|---|
| XRechnung | Strukturierte elektronische Rechnung als XML-Datei |
| ZUGFeRD | PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdaten |
| Normale PDF | Sichtbare Rechnung, aber ohne strukturierten Datensatz keine strukturierte E-Rechnung |
Wann sollte ich XRechnung wählen?
Die XRechnung ist insbesondere dann sinnvoll oder erforderlich, wenn der Empfänger dieses Format verlangt.
Das kann beispielsweise bei bestimmten öffentlichen Auftraggebern oder elektronischen Rechnungsportalen der Fall sein.
Mehr dazu: XRechnung aus Excel erstellen .
Wann kann ZUGFeRD sinnvoll sein?
ZUGFeRD verbindet eine sichtbare PDF-Rechnung mit strukturierten Rechnungsdaten.
Damit kann der Empfänger die Rechnung sowohl wie eine normale PDF betrachten als auch die enthaltenen Daten automatisiert verarbeiten.
Mehr dazu: ZUGFeRD aus Excel erstellen .
Muss ich mich für ein Format entscheiden?
Nicht grundsätzlich. Welches Format benötigt wird, hängt insbesondere vom Rechnungsempfänger und vom jeweiligen Geschäftsprozess ab.
X-Pferd unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD.
Einen direkten Vergleich finden Sie unter XRechnung oder ZUGFeRD – was ist der Unterschied? .
Muss ich dafür meine Rechnungssoftware wechseln?
Ein vollständiger Wechsel auf ein ERP- oder Online-Rechnungssystem ist nicht erforderlich. Microsoft Excel bleibt die Arbeitsumgebung.
Der bisherige Ablauf ändert sich jedoch insofern, als die Rechnung für den E-Rechnungsexport in einer kompatiblen X-Pferd-Vorlage erstellt werden muss. Eine beliebige vorhandene Excel-Vorlage kann nicht automatisch weitergenutzt werden.
Brauche ich eine Cloud für die Erstellung?
Nein. X-Pferd arbeitet als lokale Erweiterung für Microsoft Excel. Für die eigentliche Erstellung und den Export der E-Rechnung ist keine zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform erforderlich.
Mehr dazu unter E-Rechnung ohne Cloud erstellen .
Brauche ich dafür ein Software-Abo?
Nein. X-Pferd wird als einmalige Lizenz für 99 € netto angeboten. Für die erworbene X-Pferd-Lizenz fällt keine laufende X-Pferd-Abogebühr an.
Mehr dazu: E-Rechnung ohne Abo erstellen .
Für wen ist die Rechnungserstellung mit X-Pferd interessant?
- Unternehmen, die weiterhin in Microsoft Excel arbeiten möchten
- kleine und mittlere Unternehmen
- Handwerksbetriebe
- Selbstständige
- Ingenieur- und Planungsbüros
- Unternehmen, die kein vollständiges ERP-System einführen möchten
- Unternehmen, die die enthaltene Standardvorlage nutzen möchten
- Unternehmen mit Bedarf an einem individuell angepassten Template
Was ist der Vorteil gegenüber einem kompletten Systemwechsel?
Ein neues Rechnungs- oder ERP-System kann sinnvoll sein, wenn gleichzeitig viele weitere Unternehmensprozesse digitalisiert oder ersetzt werden sollen.
Wenn dagegen vor allem die technisch erforderliche E-Rechnungsfunktion fehlt, kann eine gezielte Erweiterung für Microsoft Excel wesentlich schlanker sein.
X-Pferd konzentriert sich auf diesen Anwendungsfall und stellt dafür eine kompatible Standardvorlage sowie die Exportfunktionen bereit.
Häufige Fragen zur E-Rechnung mit Excel
Kann X-Pferd meine vorhandene Excel-Rechnung automatisch umwandeln?
Nein. X-Pferd liest beliebige vorhandene Excel-Rechnungsvorlagen nicht automatisch ein. Die E-Rechnung wird aus einer kompatiblen X-Pferd-Vorlage erzeugt. Eine Standardvorlage ist im Lieferumfang enthalten.
Kann ich mit X-Pferd ZUGFeRD erzeugen?
Ja. X-Pferd kann aus einer kompatiblen X-Pferd-Vorlage eine ZUGFeRD-Rechnung erzeugen.
Reicht „Speichern als PDF“ in Excel?
Nein. Eine gewöhnliche PDF enthält keinen strukturierten E-Rechnungsdatensatz und ist deshalb nicht automatisch eine strukturierte E-Rechnung.
Muss ich meine Excel-Vorlage neu aufbauen?
Sie können die mitgelieferte X-Pferd-Standardvorlage verwenden. Wenn Ihre bisherige Gestaltung oder besondere Inhalte berücksichtigt werden sollen, kann separat ein individuelles kompatibles Template erstellt werden.
Benötige ich eine Cloud?
Nein. Für die Erstellung und den Export mit X-Pferd ist keine zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform erforderlich.
Was kostet X-Pferd?
X-Pferd wird als einmalige Softwarelizenz für 99 € netto angeboten. Ein individuell angepasstes Template ist eine separate Leistung.
E-Rechnung mit einer passenden Excel-Vorlage erstellen
Nutzen Sie die mitgelieferte X-Pferd-Standardvorlage und erzeugen Sie XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen direkt in Microsoft Excel – ohne zusätzliche Cloudplattform und ohne laufende X-Pferd-Abogebühr.
Ein individuell an Ihre bisherige Rechnung angepasstes, kompatibles Template kann separat angefragt werden.