GAEB-Dateien in Excel importieren und weiterverarbeiten
X-Pferd kann unterstützte GAEB-Dateien in die technisch vorbereitete Excel-Datei übernehmen. Die importierten Positionen werden dort ergänzt, geprüft und anschließend für XRechnung, ZUGFeRD oder PDF verwendet.
Kurzantwort: Der GAEB-Import ist eine optionale Zusatzfunktion von X-Pferd. Er ist insbesondere für Bau- und Handwerksbetriebe interessant, die Leistungsverzeichnisse nicht manuell in ihre Rechnung übertragen möchten. GAEB ist aber keine Voraussetzung für die Nutzung von X-Pferd.
Was ist eine GAEB-Datei?
GAEB-Dateien werden im Bauwesen für den standardisierten Austausch von Leistungsverzeichnissen und zugehörigen Daten verwendet. Sie können beispielsweise Positionen, Beschreibungen, Mengen und weitere Angaben zu ausgeschriebenen Leistungen enthalten.
Dadurch müssen Leistungsverzeichnisse nicht ausschließlich als Papierdokument oder unstrukturierte PDF weitergegeben werden. Die enthaltenen Daten können von geeigneter Software übernommen und weiterverarbeitet werden.
Der typische Medienbruch
Obwohl das Leistungsverzeichnis bereits digital vorliegt, werden die enthaltenen Positionen in vielen Betrieben noch manuell in eine Rechnungstabelle übertragen.
Manueller Ablauf
Die GAEB-Datei oder das Leistungsverzeichnis wird geöffnet. Positionen, Beschreibungen und Beträge werden einzeln in die Rechnung übertragen.
Mit X-Pferd
Unterstützte GAEB-Daten werden importiert und als Grundlage für die Rechnungspositionen in der vorbereiteten X-Pferd-Datei verwendet.
Welche Vorteile bietet der GAEB-Import?
- weniger manuelle Übertragung von Rechnungspositionen
- geringeres Risiko von Tipp- und Übertragungsfehlern
- schnellere Weiterverarbeitung von Leistungsverzeichnissen
- Nutzung der vorhandenen digitalen Positionsdaten
- Weiterbearbeitung in Microsoft Excel
- anschließende Ausgabe als XRechnung, ZUGFeRD oder PDF
So funktioniert der Ablauf mit X-Pferd
X-Pferd-Datei öffnen
Öffnen Sie die technisch vorbereitete Excel-Datei von X-Pferd auf Ihrem Windows-Rechner.
GAEB-Datei auswählen
Wählen Sie eine von X-Pferd unterstützte GAEB-Datei für den Import aus.
Positionen übernehmen
X-Pferd übernimmt die unterstützten Daten aus der GAEB-Datei in den vorgesehenen Bereich der vorbereiteten Excel-Datei.
Daten kontrollieren und ergänzen
Prüfen Sie die importierten Positionen und ergänzen Sie die erforderlichen Rechnungs-, Kunden-, Steuer- und Zahlungsangaben.
E-Rechnung erzeugen
Erstellen Sie aus den geprüften Daten eine XRechnung, eine ZUGFeRD-Rechnung oder eine zusätzliche PDF-Ausgabe.
Ist eine GAEB-Datei bereits eine E-Rechnung?
Nein. Eine GAEB-Datei kann Daten aus einem Leistungsverzeichnis enthalten, ist aber nicht automatisch eine vollständige elektronische Rechnung.
Für die E-Rechnung werden zusätzlich unter anderem Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Angaben zu Aussteller und Empfänger, Steuerinformationen, Zahlungsbedingungen und vollständige Rechnungsbeträge benötigt.
Nach dem GAEB-Import müssen die Daten deshalb geprüft und um die erforderlichen Rechnungsangaben ergänzt werden.
Ist GAEB für X-Pferd erforderlich?
Nein. Der GAEB-Import ist eine Zusatzfunktion und keine Voraussetzung für die Nutzung von X-Pferd.
Wenn Ihnen keine GAEB-Datei vorliegt, können Sie die Rechnungspositionen direkt in der technisch vorbereiteten X-Pferd-Datei erfassen. Anschließend lassen sich ebenfalls XRechnung, ZUGFeRD und PDF erzeugen.
GAEB ist optional
X-Pferd eignet sich auch für Unternehmen, die überhaupt nicht mit GAEB-Dateien arbeiten. Der Import erweitert lediglich den möglichen Arbeitsablauf für Bau- und Handwerksbetriebe.
Welche GAEB-Dateien werden unterstützt?
Nicht jede Datei mit einem Bezug zu GAEB muss automatisch importiert werden können. Entscheidend sind unter anderem Dateiformat, Austauschphase, Inhalt und technische Struktur der konkreten Datei.
Prüfen Sie einen für Ihren Betrieb typischen Anwendungsfall am besten mit der kostenlosen 30-Tage-Testlizenz. So können Sie feststellen, ob Ihre vorhandenen GAEB-Dateien für den vorgesehenen Ablauf geeignet sind.
Was passiert nach dem Import?
Der Import ersetzt nicht die fachliche Prüfung der Rechnung. Kontrollieren Sie insbesondere:
- ob alle benötigten Positionen übernommen wurden,
- ob Mengen und Preise korrekt sind,
- ob Änderungen oder Nachträge berücksichtigt wurden,
- ob die Steuerangaben richtig sind,
- ob Rechnungsempfänger und Referenzen vollständig sind und
- ob der Rechnungsbetrag den tatsächlichen Leistungen entspricht.
Welche E-Rechnungen können anschließend erzeugt werden?
XRechnung
Strukturierte elektronische Rechnung als XML-Datei, beispielsweise wenn der Auftraggeber ausdrücklich eine XRechnung verlangt.
ZUGFeRD
Lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten für menschliche und maschinelle Verarbeitung.
Zusätzliche sichtbare Darstellung der Rechnung. Eine gewöhnliche PDF ohne strukturierte Daten ist allein keine strukturierte E-Rechnung.
Lokale Verarbeitung
Die Rechnungserstellung erfolgt lokal unter Windows mit Microsoft Excel und ohne zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform.
Wichtig zur Excel-Vorlage
X-Pferd nutzt eine eigene technisch vorbereitete Excel-Datei. Eine eigene Excel-Vorlage kann mit X-Pferd nicht genutzt werden.
Auf Wunsch erstellen wir separat ein angepasstes Exporttemplate, durch das sich die gespeicherte PDF optisch an Ihrer bisherigen Rechnung orientiert. Die ausgegebene Rechnung ist dadurch optisch nicht von Ihrer bisherigen Rechnung zu unterscheiden. Die bisherige Excel-Datei wird jedoch nicht technisch übernommen.
Für wen ist die GAEB-Funktion interessant?
- Bauunternehmen
- Ausbau- und Handwerksbetriebe
- Unternehmen mit Leistungsverzeichnissen
- Betriebe mit regelmäßigem GAEB-Datenaustausch
- Auftragnehmer öffentlicher oder gewerblicher Auftraggeber
- Unternehmen, die Positionen in Excel weiterbearbeiten möchten
- Betriebe, die anschließend XRechnung oder ZUGFeRD benötigen
Was kostet X-Pferd?
X-Pferd kostet einmalig 99 Euro netto pro Rechner. Die Lizenz wird einmalig für den jeweiligen Rechner aktiviert. Eine laufende X-Pferd-Abogebühr fällt nicht an.
Mit der kostenlosen Testlizenz können Sie X-Pferd 30 Tage ausprobieren und dabei auch den vorgesehenen Ablauf mit Ihren eigenen geeigneten GAEB-Dateien testen.
Alternative für die Rechnungserstellung mit Word
Wenn Sie keine GAEB-Positionen importieren müssen und Ihre Rechnungen lieber mit Microsoft Word erstellen möchten, steht mit W-Pferd eine eigenständige Word-Lösung zur Verfügung.
W-Pferd enthält eine technisch vorbereitete Word-Rechnungsvorlage. Sie tragen Ihre Rechnungsdaten ein und können Ihr eigenes Firmenlogo einsetzen. Aufbau und Gestaltung der Vorlage sind technisch festgelegt. Eine eigene oder frei gestaltete Word-Datei kann nicht verwendet werden.
W-Pferd erzeugt XRechnung, ZUGFeRD und PDF und arbeitet lokal unter Windows.
Häufige Fragen zum GAEB-Import
Ist eine GAEB-Datei bereits eine E-Rechnung?
Nein. Eine GAEB-Datei kann Daten aus einem Leistungsverzeichnis enthalten. Für eine vollständige E-Rechnung müssen zusätzlich sämtliche erforderlichen Rechnungs- und Steuerangaben erfasst und im entsprechenden E-Rechnungsformat ausgegeben werden.
Ist GAEB für die Nutzung von X-Pferd erforderlich?
Nein. Der GAEB-Import ist eine optionale Zusatzfunktion. Rechnungspositionen können auch direkt in der technisch vorbereiteten X-Pferd-Datei eingetragen werden.
Kann X-Pferd aus GAEB-Daten direkt eine Rechnung erstellen?
Die unterstützten GAEB-Daten können als Grundlage für die Rechnungspositionen übernommen werden. Anschließend müssen die Daten geprüft und um die erforderlichen Rechnungsangaben ergänzt werden. Danach kann X-Pferd XRechnung, ZUGFeRD oder PDF erzeugen.
Werden alle GAEB-Dateien unterstützt?
Die Verarbeitbarkeit hängt vom konkreten Dateiformat, der Austauschphase, dem Inhalt und der technischen Struktur ab. Testen Sie einen für Ihren Betrieb typischen Fall am besten mit der kostenlosen Testlizenz.
Kann ich meine bestehende Excel-Vorlage verwenden?
Nein. X-Pferd nutzt eine eigene technisch vorbereitete Excel-Datei. Eine eigene Excel-Vorlage kann mit X-Pferd nicht genutzt werden. Ein separates Exporttemplate kann die ausgegebene PDF jedoch optisch an Ihre bisherige Rechnung anpassen.
Benötigt der GAEB-Import eine Cloud?
Nein. X-Pferd arbeitet lokal unter Windows mit Microsoft Excel. Für die Rechnungserstellung wird keine zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform benötigt.
Ist ein Abonnement erforderlich?
Nein. X-Pferd kostet einmalig 99 Euro netto pro Rechner. Eine laufende X-Pferd-Abogebühr fällt nicht an.
Kann ich den GAEB-Import vor dem Kauf testen?
Ja. Die kostenlose X-Pferd-Testlizenz kann 30 Tage genutzt werden. Verwenden Sie dabei am besten eine für Ihren Betrieb typische geeignete GAEB-Datei.
GAEB-Daten in Excel weiterverarbeiten
Testen Sie X-Pferd 30 Tage kostenlos. Importieren Sie eine unterstützte GAEB-Datei, ergänzen Sie die Rechnungsangaben und erzeugen Sie daraus XRechnung, ZUGFeRD oder PDF.
X-Pferd kostet anschließend einmalig 99 Euro netto pro Rechner. Der GAEB-Import ist optional und keine Voraussetzung für die Nutzung.