E-Rechnung für kleine Unternehmen – was brauche ich wirklich?
Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur große Konzerne. Auch kleine Unternehmen müssen sich mit strukturierten elektronischen Rechnungen beschäftigen. Dafür ist jedoch nicht automatisch ein großes ERP-System, eine Cloudplattform oder ein weiteres Software-Abonnement nötig.
Kurzantwort: Ein kleines Unternehmen braucht vor allem eine Möglichkeit, ordnungsgemäße Rechnungsdaten in einem geeigneten strukturierten E-Rechnungsformat auszugeben. Wer seine Rechnungen bereits in Excel erstellt, kann diesen Prozess mit einer geeigneten Erweiterung weiterverwenden und beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen.
Was bedeutet die E-Rechnung für kleine Unternehmen?
Die Umstellung auf E-Rechnungen bedeutet vor allem, dass Rechnungsinformationen künftig nicht nur sichtbar, sondern auch strukturiert und maschinenlesbar bereitgestellt werden.
Das betrifft unter anderem Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Verkäufer- und Käuferdaten, Positionen, Preise, Steuern und Zahlungsangaben.
Für kleine Unternehmen stellt sich deshalb häufig nicht die Frage, wie die gesamte Verwaltung neu organisiert wird, sondern: Wie bekomme ich aus meinem bestehenden Rechnungsprozess eine gültige E-Rechnung?
Was brauche ich nicht zwingend?
Kein großes ERP-System
Wer keine Warenwirtschaft, Lagerverwaltung oder umfangreiche Unternehmenssteuerung benötigt, muss diese Funktionen nicht allein wegen der E-Rechnung einführen.
Keine Cloudpflicht
Eine E-Rechnung muss strukturiert sein. Sie muss jedoch nicht zwingend über eine Cloudplattform erstellt werden.
Kein Software-Abo als gesetzliche Vorgabe
Die E-Rechnungsvorschriften schreiben kein monatliches oder jährliches Software-Abonnement vor.
Kein kompletter Systemwechsel
Ein funktionierender Excel-Rechnungsprozess kann technisch ergänzt werden, anstatt ihn vollständig zu ersetzen.
Was braucht ein kleiner Betrieb tatsächlich?
Für einen schlanken E-Rechnungsprozess sind im Wesentlichen drei Dinge wichtig:
- vollständige und korrekte Rechnungsdaten,
- eine Möglichkeit zur strukturierten Ausgabe dieser Daten,
- ein Rechnungsformat, das der Empfänger verarbeiten kann.
Welche Formate sollte ich kennen?
| Format | Was bedeutet das? |
|---|---|
| XRechnung | Eine strukturierte XML-Rechnung, die insbesondere für die automatisierte Verarbeitung geeignet ist. |
| ZUGFeRD | Eine PDF-Rechnung mit zusätzlich eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. |
| Normale PDF | Eine gewöhnliche PDF ohne strukturierten Datensatz ist nicht automatisch eine strukturierte E-Rechnung. |
Kann ein kleines Unternehmen weiterhin Excel verwenden?
Ja.
Viele kleine Unternehmen haben keinen Bedarf an einer umfassenden Rechnungssoftware, weil die vorhandene Excel-Lösung ihren tatsächlichen Arbeitsprozess gut abbildet.
Die E-Rechnungspflicht bedeutet nicht automatisch, dass Excel als Arbeitswerkzeug aufgegeben werden muss.
Entscheidend ist, dass aus den Rechnungsdaten anschließend das erforderliche strukturierte Format erzeugt werden kann.
So kann ein kleiner Betrieb vorgehen
Bestehenden Prozess prüfen
Wenn die Rechnung bereits zuverlässig in Excel erstellt wird, muss dieser Teil des Prozesses nicht zwingend ersetzt werden.
Pflichtdaten vollständig erfassen
Die für die E-Rechnung notwendigen Rechnungsinformationen müssen eindeutig und strukturiert verfügbar sein.
Format des Empfängers berücksichtigen
Je nach Rechnungsempfänger kann beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD benötigt beziehungsweise akzeptiert werden.
E-Rechnung erzeugen
Eine entsprechende Erweiterung übernimmt die vorhandenen Rechnungsinformationen und erzeugt daraus die strukturierte E-Rechnung.
Was ist die einfachste Lösung für bestehende Excel-Rechnungen?
Wenn die vorhandene Rechnung bereits funktioniert, ist eine gezielte Erweiterung häufig der kürzeste Weg.
X-Pferd wurde genau für diese Situation entwickelt: Die bestehende Excel-Rechnung bleibt Teil des Prozesses, während die Funktionen für XRechnung und ZUGFeRD ergänzt werden.
Weitere Informationen: Excel-Rechnung in E-Rechnung umwandeln .
Brauche ich als kleines Unternehmen eine Cloud?
Nein.
Eine Cloudlösung kann sinnvoll sein, wenn mehrere Benutzer, Standorte oder weitere Onlinefunktionen benötigt werden. Sie ist jedoch keine Voraussetzung dafür, eine E-Rechnung zu erzeugen.
X-Pferd arbeitet lokal mit Microsoft Excel.
Mehr dazu: E-Rechnung ohne Cloud erstellen .
Muss ich für die E-Rechnung ein Abo abschließen?
Nein.
Die gesetzlichen Vorgaben schreiben kein bestimmtes Lizenzmodell vor. X-Pferd wird deshalb als einmalige Lizenz angeboten.
Mehr dazu: E-Rechnung ohne Abo erstellen .
Was kostet X-Pferd?
Die X-Pferd-Lizenz kostet einmalig 99 € netto.
Für die Nutzung der erworbenen Lizenz fällt keine laufende X-Pferd-Abogebühr an.
Welches Format sollte ein kleiner Betrieb nutzen?
Das hängt in erster Linie vom Rechnungsempfänger ab.
Wenn der Empfänger ausdrücklich eine XRechnung verlangt, sollte dieses Format verwendet werden.
Wenn ZUGFeRD akzeptiert wird, kann der Vorteil darin liegen, dass der Empfänger zusätzlich eine direkt sichtbare PDF-Rechnung erhält.
Den Vergleich erklären wir unter XRechnung oder ZUGFeRD – was ist der Unterschied? .
Wie sieht es mit der E-Rechnungspflicht aus?
Für die Ausstellung elektronischer Rechnungen gelten Übergangsfristen. Insbesondere kleinere Rechnungsaussteller können unter bestimmten Voraussetzungen länger von Übergangsregelungen profitieren.
Das bedeutet jedoch nicht, dass kleine Unternehmen dauerhaft von der E-Rechnung ausgenommen sind.
Mehr dazu: E-Rechnungspflicht 2027 .
Wann ist eine kleine Lösung besser als ein großes System?
Eine spezialisierte Lösung ist insbesondere dann interessant, wenn das eigentliche Problem klar begrenzt ist:
- Die Rechnung funktioniert bereits.
- Excel soll weiter genutzt werden.
- Es fehlt lediglich die strukturierte E-Rechnung.
- Eine Cloudplattform wird nicht benötigt.
- Es werden keine zusätzlichen ERP-Funktionen benötigt.
- Laufende Softwarekosten sollen vermieden werden.
In diesem Fall kann eine umfangreiche Neueinführung mehr Aufwand verursachen, als sie für die eigentliche E-Rechnungsanforderung löst.
Für welche kleinen Unternehmen ist das interessant?
- Handwerksbetriebe
- kleine Bauunternehmen
- Ingenieur- und Planungsbüros
- Dienstleistungsunternehmen
- kleine Handelsunternehmen mit einfachen Rechnungsprozessen
- Selbstständige mit eigener Excel-Rechnung
- kleine GmbHs und andere Unternehmen mit überschaubarer Rechnungsanzahl
Häufige Fragen kleiner Unternehmen zur E-Rechnung
Braucht ein kleines Unternehmen eine spezielle E-Rechnungssoftware?
Es wird eine technische Möglichkeit benötigt, die erforderliche strukturierte E-Rechnung zu erzeugen. Das muss jedoch nicht zwingend eine umfassende neue Rechnungs- oder ERP-Software sein.
Kann ich meine Rechnung weiterhin in Excel schreiben?
Ja. Die Erstellung in Excel kann Teil des Prozesses bleiben, wenn daraus anschließend ein geeignetes strukturiertes E-Rechnungsformat erzeugt wird.
Reicht eine PDF-Rechnung?
Eine gewöhnliche PDF ohne strukturierten Rechnungsdatensatz ist keine strukturierte E-Rechnung.
Muss ich eine Cloudlösung kaufen?
Nein. Eine Cloudplattform ist für die Erstellung einer E-Rechnung nicht grundsätzlich vorgeschrieben.
Muss ich ein monatliches Software-Abo abschließen?
Nein. X-Pferd beispielsweise wird als einmalige Softwarelizenz angeboten.
Was kostet X-Pferd für kleine Unternehmen?
Die X-Pferd-Lizenz kostet einmalig 99 € netto.
E-Rechnung für kleine Unternehmen einfach halten
Wenn Ihre Rechnung in Excel bereits funktioniert, müssen Sie nicht automatisch ein neues System einführen. X-Pferd ergänzt den bestehenden Prozess um XRechnung und ZUGFeRD – ohne zusätzliche Cloudplattform, ohne laufende X-Pferd-Abogebühr und ohne vollständigen Systemwechsel.