E-Rechnung für kleine Unternehmen – was brauche ich wirklich?
Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur große Konzerne. Auch kleine Unternehmen müssen sich mit strukturierten elektronischen Rechnungen beschäftigen. Dafür ist jedoch nicht automatisch ein großes ERP-System, eine zusätzliche Cloudplattform oder ein weiteres Software-Abonnement nötig.
Kurzantwort: Ein kleines Unternehmen braucht eine Möglichkeit, vollständige Rechnungsdaten in einem geeigneten strukturierten Format auszugeben. Mit X-Pferd geschieht das direkt in Microsoft Excel, jedoch in einer technisch vorbereiteten X-Pferd-Rechnungsvorlage. Eine Standardvorlage ist enthalten; beliebige vorhandene Excel-Vorlagen werden nicht automatisch übernommen.
Was bedeutet die E-Rechnung für kleine Unternehmen?
Die Umstellung auf E-Rechnungen bedeutet vor allem, dass Rechnungsinformationen künftig nicht nur sichtbar, sondern auch strukturiert und maschinenlesbar bereitgestellt werden.
Das betrifft unter anderem Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Verkäufer- und Käuferdaten, Positionen, Preise, Steuern und Zahlungsangaben.
Für kleine Unternehmen stellt sich deshalb häufig die Frage: Wie erstelle ich eine gültige E-Rechnung, ohne dafür ein umfassendes ERP- oder Cloud-System einzuführen?
Was brauche ich nicht zwingend?
Kein großes ERP-System
Wer keine Warenwirtschaft, Lagerverwaltung oder umfangreiche Unternehmenssteuerung benötigt, muss diese Funktionen nicht allein wegen der E-Rechnung einführen.
Keine Cloudpflicht
Eine E-Rechnung muss strukturiert sein. Sie muss jedoch nicht zwingend über eine Cloudplattform erstellt werden.
Kein Software-Abo als gesetzliche Vorgabe
Die E-Rechnungsvorschriften schreiben kein monatliches oder jährliches Software-Abonnement vor.
Kein vollständiger Systemwechsel
Microsoft Excel kann die Arbeitsumgebung bleiben. Für X-Pferd wird allerdings eine kompatible Standardvorlage oder ein angepasstes Template benötigt.
Was braucht ein kleiner Betrieb tatsächlich?
Für einen schlanken E-Rechnungsprozess sind im Wesentlichen vier Dinge wichtig:
- vollständige und korrekte Rechnungsdaten,
- eine technisch vorbereitete Rechnungsvorlage,
- eine Möglichkeit zur strukturierten Ausgabe dieser Daten,
- ein Rechnungsformat, das der Empfänger verarbeiten kann.
Welche Formate sollte ich kennen?
| Format | Was bedeutet das? |
|---|---|
| XRechnung | Eine strukturierte XML-Rechnung, die insbesondere für die automatisierte Verarbeitung geeignet ist. |
| ZUGFeRD | Eine PDF-Rechnung mit zusätzlich eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. |
| Normale PDF | Eine gewöhnliche PDF ohne strukturierten Datensatz ist nicht automatisch eine strukturierte E-Rechnung. |
Kann ein kleines Unternehmen weiterhin Excel verwenden?
Ja. Die E-Rechnungspflicht bedeutet nicht automatisch, dass Microsoft Excel als Arbeitswerkzeug aufgegeben werden muss.
Mit X-Pferd wird die Rechnung weiterhin in Excel bearbeitet. Für die Erstellung und den Export ist jedoch eine kompatible X-Pferd-Vorlage erforderlich. Eine beliebige vorhandene Excel-Rechnungsvorlage kann nicht automatisch weiterverwendet werden.
So kann ein kleiner Betrieb vorgehen
Passende X-Pferd-Vorlage wählen
Nutzen Sie die mitgelieferte Standardvorlage oder ein separat für Ihr Unternehmen erstelltes, angepasstes X-Pferd-Template.
Pflichtdaten vollständig erfassen
Tragen Sie die für die E-Rechnung notwendigen Rechnungsinformationen in die dafür vorgesehenen Felder der Vorlage ein.
Format des Empfängers berücksichtigen
Je nach Rechnungsempfänger kann beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD benötigt beziehungsweise akzeptiert werden.
E-Rechnung erzeugen
X-Pferd verarbeitet die Angaben aus der kompatiblen Vorlage und erzeugt daraus die strukturierte E-Rechnung.
Welche Vorlage verwende ich mit X-Pferd?
Im Lieferumfang ist eine technisch vorbereitete X-Pferd-Standardvorlage enthalten. Sie kann direkt für die Erfassung und den Export genutzt werden.
Eine bestehende, individuell aufgebaute Excel-Rechnung wird nicht automatisch eingelesen oder umgewandelt. Wenn Gestaltung oder besondere Inhalte Ihrer bisherigen Rechnung berücksichtigt werden sollen, kann separat ein individuelles, kompatibles X-Pferd-Template erstellt werden.
Weitere Informationen: E-Rechnung mit Excel erstellen .
Brauche ich als kleines Unternehmen eine Cloud?
Nein. Eine Cloudlösung kann sinnvoll sein, wenn mehrere Benutzer, Standorte oder weitere Onlinefunktionen benötigt werden. Sie ist jedoch keine Voraussetzung dafür, eine E-Rechnung zu erzeugen.
X-Pferd arbeitet lokal mit Microsoft Excel. Für die Rechnungserstellung und den Export wird keine zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform benötigt.
Mehr dazu: E-Rechnung ohne Cloud erstellen .
Muss ich für die E-Rechnung ein Abo abschließen?
Nein. Die gesetzlichen Vorgaben schreiben kein bestimmtes Lizenzmodell vor. X-Pferd wird als einmalige Lizenz angeboten.
Mehr dazu: E-Rechnung ohne Abo erstellen .
Was kostet X-Pferd?
Die X-Pferd-Lizenz kostet einmalig 99 € netto.
Für die Nutzung der erworbenen Lizenz fällt keine laufende X-Pferd-Abogebühr an. Ein individuell angepasstes Template ist eine separate Leistung.
Welches Format sollte ein kleiner Betrieb nutzen?
Das hängt in erster Linie vom Rechnungsempfänger ab.
Wenn der Empfänger ausdrücklich eine XRechnung verlangt, sollte dieses Format verwendet werden.
Wenn ZUGFeRD akzeptiert wird, kann der Vorteil darin liegen, dass der Empfänger zusätzlich eine direkt sichtbare PDF-Rechnung erhält.
Den Vergleich erklären wir unter XRechnung oder ZUGFeRD – was ist der Unterschied? .
Wie sieht es mit der E-Rechnungspflicht aus?
Für die Ausstellung elektronischer Rechnungen gelten Übergangsfristen. Insbesondere kleinere Rechnungsaussteller können unter bestimmten Voraussetzungen länger von Übergangsregelungen profitieren.
Das bedeutet jedoch nicht, dass kleine Unternehmen dauerhaft von der E-Rechnung ausgenommen sind.
Mehr dazu: E-Rechnungspflicht 2027 .
Wann ist eine kleine Lösung besser als ein großes System?
Eine spezialisierte Lösung ist insbesondere dann interessant, wenn das eigentliche Problem klar begrenzt ist:
- Microsoft Excel soll die Arbeitsumgebung bleiben.
- Die mitgelieferte Standardvorlage erfüllt die Anforderungen oder ein individuelles Template wird beauftragt.
- Es fehlt vor allem die strukturierte E-Rechnung.
- Eine zusätzliche Cloudplattform wird nicht benötigt.
- Es werden keine weiteren ERP-Funktionen benötigt.
- Laufende X-Pferd-Abogebühren sollen vermieden werden.
In diesem Fall kann eine umfangreiche Neueinführung mehr Aufwand verursachen, als sie für die eigentliche E-Rechnungsanforderung löst.
Für welche kleinen Unternehmen ist das interessant?
- Handwerksbetriebe
- kleine Bauunternehmen
- Ingenieur- und Planungsbüros
- Dienstleistungsunternehmen
- kleine Handelsunternehmen mit einfachen Rechnungsprozessen
- Selbstständige, die weiterhin in Microsoft Excel arbeiten möchten
- kleine GmbHs und andere Unternehmen mit überschaubarer Rechnungsanzahl
Häufige Fragen kleiner Unternehmen zur E-Rechnung
Braucht ein kleines Unternehmen eine spezielle E-Rechnungssoftware?
Es wird eine technische Möglichkeit benötigt, die erforderliche strukturierte E-Rechnung zu erzeugen. Das muss jedoch nicht zwingend eine umfassende neue Rechnungs- oder ERP-Software sein.
Kann ich meine Rechnung weiterhin in Excel schreiben?
Ja. Mit X-Pferd bleibt Microsoft Excel die Arbeitsumgebung. Die Rechnung muss jedoch in einer kompatiblen X-Pferd-Vorlage erstellt werden. Eine beliebige vorhandene Excel-Rechnungsvorlage wird nicht automatisch übernommen.
Kann ich meine bisherige Excel-Vorlage weiterverwenden?
Nicht unmittelbar. Eine X-Pferd-Standardvorlage ist im Lieferumfang enthalten. Wenn Gestaltung oder besondere Inhalte Ihrer bisherigen Rechnung berücksichtigt werden sollen, kann separat ein angepasstes, kompatibles Template erstellt werden.
Reicht eine PDF-Rechnung?
Eine gewöhnliche PDF ohne strukturierten Rechnungsdatensatz ist keine strukturierte E-Rechnung.
Muss ich eine Cloudlösung kaufen?
Nein. Eine Cloudplattform ist für die Erstellung einer E-Rechnung nicht grundsätzlich vorgeschrieben. X-Pferd benötigt für die Rechnungserstellung keine zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform.
Muss ich ein monatliches Software-Abo abschließen?
Nein. X-Pferd wird als einmalige Softwarelizenz angeboten. Für die erworbene Lizenz fällt keine laufende X-Pferd-Abogebühr an.
Was kostet X-Pferd für kleine Unternehmen?
Die X-Pferd-Lizenz kostet einmalig 99 € netto. Ein individuell angepasstes Template ist eine separate Leistung.
E-Rechnung für kleine Unternehmen einfach halten
Nutzen Sie die mitgelieferte X-Pferd-Standardvorlage und erstellen Sie XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen direkt in Microsoft Excel – ohne zusätzliche Cloudplattform und ohne laufende X-Pferd-Abogebühr.
Eine vorhandene individuelle Excel-Vorlage ist nicht automatisch kompatibel. Ein an Ihre bisherige Rechnung angepasstes Template kann separat angefragt werden.