Eine E-Rechnung ist mehr als eine per E-Mail verschickte PDF-Datei. Sie enthält Rechnungsinformationen in einem strukturierten elektronischen Format, sodass die Daten von einer geeigneten Software automatisch gelesen und weiterverarbeitet werden können.
Kurzantwort: Bei einer E-Rechnung liegen Angaben wie Rechnungsnummer, Datum, Rechnungsempfänger, Positionen, Steuerbeträge und Gesamtsumme in maschinenlesbarer Form vor. Gebräuchliche Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Mit X-Pferd lassen sie sich in Excel und mit W-Pferd in Word vorbereiten und lokal erzeugen.
Eine gewöhnliche PDF-Rechnung zeigt die Rechnungsinformationen optisch an. Die Daten sind jedoch nicht automatisch in einer einheitlichen, maschinenlesbaren Struktur enthalten.
Eine strukturierte E-Rechnung enthält die einzelnen Rechnungsinformationen in fest definierten Datenfeldern. Eine geeignete Empfängersoftware kann diese Angaben deshalb automatisch auslesen und beispielsweise in eine Buchhaltung übernehmen.
Eine gedruckte Rechnung, deren Angaben hauptsächlich für Menschen lesbar sind und häufig manuell übertragen werden müssen.
Eine sichtbare elektronische Rechnung ohne eingebetteten strukturierten Rechnungsdatensatz.
Eine elektronische Rechnung mit maschinenlesbaren Daten, beispielsweise als XRechnung oder als geeignetes ZUGFeRD-Dokument.
Eine E-Rechnung kann unter anderem folgende strukturierte Angaben enthalten:
Die XRechnung ist ein strukturiertes Rechnungsformat auf XML-Basis. Sie enthält die Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form und wird häufig von Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern verwendet.
ZUGFeRD verbindet eine für Menschen lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdaten.
Welches Format geeignet ist, hängt unter anderem von den Anforderungen des Rechnungsempfängers ab. Einen ausführlichen Vergleich finden Sie auf der Seite XRechnung oder ZUGFeRD .
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Technischer Aufbau | Strukturierte XML-Datei | PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei |
| Direkt sichtbare Darstellung | Nicht ohne geeignete Anzeige | Ja, als PDF |
| Maschinenlesbare Daten | Ja | Ja, bei geeignetem Profil |
| Typischer Einsatz | Unternehmen, Behörden und Rechnungsportale | B2B-Rechnungen mit zusätzlicher sichtbarer PDF-Darstellung |
| Mit X-Pferd erstellbar | Ja | Ja |
| Mit W-Pferd erstellbar | Ja | Ja |
Eine strukturierte E-Rechnung kann beispielsweise per E-Mail verschickt, über ein vereinbartes Portal bereitgestellt oder über eine elektronische Schnittstelle übertragen werden.
Der konkrete Übermittlungsweg hängt von den Vereinbarungen mit dem Rechnungsempfänger und gegebenenfalls von dessen technischen Anforderungen ab. Bei öffentlichen Auftraggebern können besondere Portale und Vorgaben gelten.
Für den Empfang kann grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen. Entscheidend ist, dass die elektronische Rechnungsdatei entgegengenommen und ordnungsgemäß aufbewahrt werden kann.
Die strukturierte Datei sollte in ihrer ursprünglichen Form erhalten bleiben. Eine bloße Umwandlung oder ein Ausdruck ersetzt nicht die Aufbewahrung des strukturierten Teils der E-Rechnung.
Rechnungsaussteller, Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Leistungen, Preise und Steuerangaben werden vollständig eingetragen.
Die benötigten kaufmännischen und strukturierten Angaben werden auf Vollständigkeit kontrolliert.
Je nach Anforderung des Empfängers wird eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung erzeugt.
Die erstellten Rechnungsdateien werden gespeichert und über den vereinbarten Weg an den Empfänger übermittelt.
Für die Umstellung auf die E-Rechnung ist nicht zwangsläufig ein umfangreiches ERP-System erforderlich. X-Pferd und W-Pferd ermöglichen die lokale Erstellung unter Windows in einer vertrauten Arbeitsumgebung.
X-Pferd eignet sich für Unternehmen, die ihre Rechnungsdaten weiterhin in Microsoft Excel erfassen möchten.
W-Pferd arbeitet mit einer mitgelieferten, technisch vorbereiteten Word-Rechnungsvorlage. Der Kunde trägt die Rechnungsdaten ein und kann sein eigenes Firmenlogo einsetzen.
X-Pferd nutzt eine eigene technisch vorbereitete Excel-Datei. Eine eigene Excel-Vorlage kann mit X-Pferd nicht genutzt werden.
Auf Wunsch erstellen wir separat ein angepasstes Exporttemplate, durch das sich die gespeicherte PDF optisch an Ihrer bisherigen Rechnung orientiert. Die ausgegebene Rechnung ist dadurch optisch nicht von Ihrer bisherigen Rechnung zu unterscheiden.
Die bisherige Excel-Datei wird jedoch nicht technisch übernommen oder mit X-Pferd kompatibel gemacht.
W-Pferd enthält eine technisch vorbereitete Word-Rechnungsvorlage. Die benötigte Vorlage muss daher nicht vom Kunden selbst erstellt werden.
Sie tragen Ihre Rechnungsdaten in die vorgesehenen Bereiche ein und können Ihr eigenes Firmenlogo einsetzen. Anschließend erzeugt W-Pferd XRechnung, ZUGFeRD und PDF.
Aufbau und Gestaltung der Vorlage sind technisch festgelegt. Eine eigene, selbst erstellte oder frei gestaltete Word-Datei kann mit W-Pferd nicht verwendet werden.
Nein. X-Pferd und W-Pferd sind für die lokale Nutzung unter Windows konzipiert. Für die eigentliche Rechnungserstellung ist keine zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform erforderlich.
Beide Programme werden als einmalige Lizenz pro Rechner angeboten. Für die erworbene Lizenz fällt keine laufende X-Pferd- oder W-Pferd-Abogebühr an.
Weitere Informationen finden Sie auf den Seiten E-Rechnung ohne Cloud und E-Rechnung ohne Abo .
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Die enthaltenen Rechnungsdaten können dadurch von einer geeigneten Software automatisch gelesen und weiterverarbeitet werden.
Nein. Eine gewöhnliche PDF-Datei ohne strukturierten Rechnungsdatensatz ist keine strukturierte E-Rechnung. Eine geeignete ZUGFeRD-Datei enthält dagegen zusätzlich eingebettete maschinenlesbare Rechnungsdaten.
Die XRechnung ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat auf XML-Basis. Sie ist für die maschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten ausgelegt.
Eine ZUGFeRD-Rechnung verbindet eine sichtbare PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdaten.
Ja. X-Pferd erzeugt XRechnung, ZUGFeRD und PDF aus einer technisch vorbereiteten X-Pferd-Excel-Datei.
Nein. X-Pferd verwendet eine eigene technisch vorbereitete Excel-Datei. Auf Wunsch kann separat ein Exporttemplate erstellt werden, das die gespeicherte PDF optisch an Ihre bisherige Rechnung anpasst. Die vorhandene Excel-Datei wird dabei nicht technisch übernommen.
Ja. W-Pferd enthält eine technisch vorbereitete Word-Rechnungsvorlage und erzeugt daraus XRechnung, ZUGFeRD und PDF. Das eigene Firmenlogo kann eingesetzt werden.
Nein. W-Pferd verwendet die mitgelieferte technisch vorbereitete Word-Rechnungsvorlage. Aufbau und Gestaltung sind festgelegt. Eine eigene oder frei gestaltete Word-Datei kann nicht verwendet werden.
Nein. X-Pferd und W-Pferd erstellen die Rechnungsdateien lokal unter Windows. Eine zusätzliche X-Pferd-Cloudplattform ist für die eigentliche Rechnungserstellung nicht erforderlich.
Nein. X-Pferd und W-Pferd werden jeweils als einmalige Lizenz pro Rechner angeboten. Microsoft Excel beziehungsweise Word müssen unabhängig davon vorhanden sein.
Ja. Für X-Pferd und W-Pferd steht jeweils eine kostenlose Testlizenz mit einer Laufzeit von 30 Tagen zur Verfügung.
Allgemeine Informationen zur gesetzlichen Einführung finden Sie in den FAQ des Bundesministeriums der Finanzen zur E-Rechnung . Die Darstellung auf dieser Seite ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.
Testen Sie X-Pferd für Microsoft Excel oder W-Pferd für Microsoft Word 30 Tage kostenlos. Beide Programme erzeugen XRechnung, ZUGFeRD und PDF lokal unter Windows.
X-Pferd verwendet eine technisch vorbereitete Excel-Datei. W-Pferd enthält eine technisch vorbereitete Word-Rechnungsvorlage mit austauschbarem Firmenlogo.
